Responsable Administratif - Responsable Administrative et Pédagog H/F - L'institut Idhe de Paris

Le/la responsable administratif(ve) et pédagogique de l'IDHEP Paris, rattaché(e) à la direction de l'établissement, assure la gestion administrative et pédagogique des formations professionnelles en management, notamment du Mastère MOSS, Management des Organisations Sanitaires et Sociales. Il/elle contribue à la qualité des parcours de formation, à l'accompagnement des apprenants et à la visibilité de l'établissement.
Ses missions administratives consistent à suivre les candidatures, les inscriptions et les réinscriptions, à vérifier et actualiser les dossiers des apprenants, à préparer les conventions, attestations, convocations et courriers, à organiser le classement et l'archivage, à assurer l'accueil et le traitement des demandes, à tenir les tableaux de bord et à gérer les échéances. Il/elle prend également en charge les dossiers des ressources humaines des intervenants. Sur le plan pédagogique, il/elle établit et actualise les plannings, coordonne les intervenants et les ressources, supervise les présences, suit les progrès et les résultats des apprenants, organise les examens, les rattrapages, les soutenances et les jurys, consolide les résultats et valide les acquis des parcours.
Il/elle accompagne également les apprenants du Mastère MOSS dans leurs démarches de stage et d'alternance. En matière de partenariats et de qualité, il/elle assure le lien avec les structures sanitaires, sociales et médico-sociales, contribue aux opportunités de stage et d'alternance, recueille les retours des apprenants et des intervenants et participe à l'amélioration continue de la qualité des formations. Il/elle participe aussi à la communication de l'établissement en actualisant les supports de présentation et les informations du site internet, en proposant un calendrier éditorial, en publiant des contenus sur LinkedIn et Instagram, en valorisant les formations et les événements et en contribuant aux journées portes ouvertes et à la promotion du Mastère MOSS.
Ce poste nécessite une formation supérieure en gestion, administration, coordination pédagogique ou management ( un mastere MOSS sera apprécié ), idéalement complétée par une expérience en organisme de formation ou dans le secteur sanitaire, social ou médico-social. Il requiert une bonne connaissance des secteurs concernés, de leurs acteurs et de la scolarité, ainsi que des compétences en gestion des dossiers, respect des échéances, coordination, rédaction, communication digitale et utilisation des outils bureautiques et collaboratifs, notamment Word, Excel, PowerPoint, les logiciels de scolarité et de planification et les outils de publication sur les réseaux sociaux. La rigueur, l'organisation, l'autonomie, la réactivité, la discrétion, le sens du service, l'aisance relationnelle et l'adaptabilité sont indispensables. Le poste est exercé dans les bureaux administratifs et le locaux de formation de l'IDHEP qui sont à Paris ( et plus généralement Ile de France ). Il implique des échanges réguliers avec la direction, les responsables de formation, les intervenants, les apprenants, les structures d'accueil et les partenaires, ainsi que le respect des échéances pédagogiques et administratives et la confidentialité des données.

Experience: 24 Mois

Compétences: Analyse des retours de formation,Gestion des ressources humaines,Planification de sessions de formation,Utilisation de plateformes d'apprentissage en ligne,Accompagner dans la validation du dossier et dans la signature du dossier,Accompagner et soutenir les personnes dans leurs actions et leur évolution,Analyser les retours d'expérience des formations,Assurer le suivi administratif des formations,Assurer le suivi des parcours de formation des salariés,Communiquer et faire signer le règlement intérieur, le règlement relatif à Internet et donner l'accès au réseau,Concevoir des supports de formation,Coordonner les actions à venir avec les différents intervenants (formateurs, secrétariat),Coordonner les intervenants externes pour des formations,Créer et remettre le livret du stagiaire (programme de formation, suivi des visites en entreprise, édition de l'annexe au plan de formation, emploi du temps, etc),Définir des besoins en développement des compétences,Elaborer un calendrier de formation,Evaluer le stage d'un élève ou apprenti,Faciliter la résolution de questions et démarches administratives,Gérer les remplacements des formateurs et des vacataires,Informer les formateurs de leur calendrier d'interventions,Informer sur les modalités de validation de la formation,Inscrire des élèves aux examens,Mesurer l'impact d'une action de formation,Organiser des réunions de coordination avec les clients et les équipes,Présenter le centre de formation et son fonctionnement (accès, pauses, horaires, repas, etc.),Réaliser un catalogue de formation,Réaliser un suivi des contrats en alternance,Suivre les horaires : feuilles d'émargement des stagiaires et suivi horaire des formateurs,Superviser la coordination des programmes de formation,Superviser le déroulement des stages pratiques

Langues: Anglais souhaité

Qualification: Cadre

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).

• Gestion de l'emploi du temps
• Sens du relationnel
• Anglais
• Gestion des ressources humaines
• Logiciels bureautiques
• Réseaux sociaux
• Autonomie
• Excel
• LinkedIn
• Word
• Pro-activité
• PowerPoint
• Force de proposition
• Prise en compte des retours d'expérience (REX)
• Réactivité
• Communication digitale