Assistante Administrative Polyvalente H/F - Studio A. Mainardi
- CDD
- Studio A. Mainardi
Les missions du poste
STUDIO A. MAINARDI est une agence d'architecture spécialisée dans le retail de luxe, intervenant sur des projets en France, en Europe, aux États-Unis et au Moyen-Orient.
En tant qu'Assistante Administrativeen appui aux assistantes déjà en poste (2), vous interviendrez pour les tâches suivantes :
INTERFACE AVEC La Direction / Les Employés / La banque / Le cabinet comptable / Les prestataires informatiques / Les organismes / Les fournisseurs / L'Assureur / Les Clients / Le Syndic.
ACCUEIL TELEPHONIQUE
FACTURES : Gestion des factures FOURNISSEURS / FREE LANCE / CONSULTANTS / NOTES DE FRAIS EMPLOYES /CLIENTS / ORGANISMES.
BANQUE : Gestion des Relevés Bancaires et Pointage des facturettes
CLIENTS : Préparation des offres (français/italien/anglais) + Emission des factures avec gestion des tableaux de suivi.
EMPLOYES : Gestion des CV, des Contrats, des Tableau des Payes.
PARC INFORMATIQUE : Gestion des commandes matériel, des interventions mensuelles sur site et téléphoniques avec le prestaire informatique, des mises à jour des logiciels Autocad / Adobe / Microsoft.
ASSURANCE : Insertion périodique des éléments d'encaissement à l'année et compte -rendu annuel pour l'Assurance.
COMMANDES / ACHATS : Timbres / KBIS / Consommables / Fourniture Bureau et Entretien / Billets Avion et Train, Hôtels / Envois FEDEX ou Coursier
DIVERS / PONCTUEL
Fiches Contacts : Tenue des listes de contacts fournisseurs / administrations / prestataires....
Formation : Mise en place de formations via l'organisme dédié OPCO EP et la Société
Archivage Informatique des dossiers
Projets : validation de devis et classement / traductions / Préparation des PV Réception / Demande d'impressions de dossiers en ligne
Le profil recherché
Formation et première expérience en gestion / administration appréciée.
Maîtrise du français, anglais et italien requise.
Vous êtes structurée, rigoureuse, réactive et autonome, avec une forte capacité à gérer simultanément les urgences et les sujets de fond.
Vous disposez d'un excellent relationnel et d'un véritable sens du service.
Vous êtes particulièrement à l'aise dans les environnements où il faut anticiper et prioriser.
Discrétion, fiabilité et disponibilité sont des qualités indispensables pour réussir à ce poste.
Compétences requises
- AutoCAD
- Sens du relationnel
- Anglais
- Gestion des commandes
- Italien
- Rigueur et méthode
- Facturation
- Français
- Permanence téléphonique
- Paie
- Réactivité