Assistant - Assistante de Direction - Département Mandats H/F - 75

La Direction de l'Investissement est composée de 3 départements classes d'actifs, 1 département Mandats, 2 départements portant l'expertise métier sur l'ensemble des champs d'intervention, et 2 départements Appui et Cessions, transversaux.
Au sein de la Direction de l'investissement :
- le département Mandats coordonne et opère les mandats pour compte de tiers confiés à la Banque des Territoires. Il s'agit principalement du plan- Assister les Directeur/Directrice et adjoints de deux pôles, Mandats et Entreprises, dans leur bon fonctionnement en matière d'organisation et de logistique

- Assurer une circulation fiable de l'information notamment entre le Directeur/Directrice/Directeurs adjoints et les membres du codir

- Jouer un rôle d'interface avec l'ensemble de leurs interlocuteurs internes et externes

- Fluidifier et faciliter les échanges en interne et en externe

Activités principales :

- Tenue de l'agenda via Outlook, en veillant à la gestion des priorités et des échéances

- Accueil et traitement des contacts extérieurs et internes (téléphone, messagerie électronique, courrier)

- Accueil des visiteurs

- Mise à jour des contacts dans Outlook

- Organisation des missions/déplacements pour la direction du département

- Contribution à l'organisation de réunions/réceptions : créations d'invitations pour des réunions Teams, réservations de salles de réunion, commandes de pause-café, plateaux-repas ou cocktails, préparation du matériel nécessaire en salle de réunion et/ou de dossiers papier

- Organisation d'événements de département (plénières, séminaires internes ou externes...)

- Traitement du courrier, dispatching, classement, transmission, archivage numérique et papier, attention particulière portée à la gestion des envois / réception des lettres recommandées, des décisions Premier Ministre, des conventions de mandat...

- Participation à la préparation des instances de gouvernance des mandats organisées par la direction du département, rédaction des comptes-rendus : COMOP, CODIR, comité des mandats

- Préparer/ rédiger/ mettre en forme et transmettre des courriers, notes, éléments de langages, comptes rendus...

- S'assurer de la contribution de toutes les parties prenantes à la constitution de dossiers / s'assurer de leur mise à jour / en assurer le suivi complet et le classement

- Coordonner l'organisation pratique du travail avec d'autres assistant(e)s de la direction de l'investissement

Fonction appui et moyens généraux (en lien avec le département Pilotage et Appui Opérationnel après validation hiérarchique) :

- Gestion des fournitures, classement

- Maintenance courante (consommables, bourrages papier) du photocopieur / des imprimantes,

- Commande de cafés et autres et suivi des consommations et maintenance des cafetières

- Contribution à la mise à jour au fil de l'eau de l'organigramme du département, de la liste téléphonique du département et l'inventaire du matériel informatique, du tableau de suivi des congés

- Mise à disposition des équipes des modes d'emploi/tutos des logiciels, des outils Next, des procédures...

- Gérer en amont l'arrivée des nouveaux arrivants (commande de matériels PC, habilitations, bureaux etc.), kit « nouvel arrivant du département » ...

Ce poste est éligible à la NBI car l'assistant(e) du département assure l'assistanat des directeur.trices et de ses adjoint.es