Assistant de Direction H/F - 75

Mission 1 : Secrétariat classique

Le / la titulaire assure les missions de secrétariat et à ce titre doit :

- Réaliser l'accueil et de filtrage téléphonique
- Réceptionner et archiver les courriers (classement et archivage des dossiers de fonds)
- Prendre les rendez-vous et préparer les dossiers pour les rendez-vous
- Organiser les réunions internes et externes
- Optimiser les agendas des directeurs et de leurs adjoints
- Mettre en place les outils de suivi nécessaire à son activité
- Préparer les déplacements en mission des directeurs
- Assurer un suivi administratif de l'activité
- Organiser, transmettre et suivre les dispositifs d'astreinte de l'établissement
- Assurer la synthèse des astreintes et la transmission à la Direction des Ressources Humaines
- Suivre les consommations mensuelles concernant la prestation taxi, vérifier et transmettre les éléments
- Organiser, archiver, répertorier et sécuriser les dossiers informatiques

Mission 2 : Suivi des activités

Le / la titulaire organise le suivi des activités et à ce titre doit :

- Etablir et mettre à jour le tableau des prestataires et fournisseurs de la direction
- Suivre et alerter sur la fin/renouvellement des marchés de la direction
- Prioriser les dossiers de la direction en fonction des urgences et échéances
- Etablir les tableaux de bord d'activité de la direction
- Réaliser une présentation trimestrielle des dites activités
- Prendre contact avec les structures désignées pour obtenir les données
- Mettre en forme au moyen d'outils de base de données