Assistant de Direction H/F - 75

Contexte du recrutement et définition de poste

Ce poste est basé sur le Jardin des Plantes à Paris. Elle/il est placé(e) sous l'autorité du directeur de la Sécurité du MNHN et du Directeur d'Exploitation du Jardin des Plantes.

Au-delà d'un secrétariat classique l'assistant(e) participe à la coordination des activités des directeurs et assure un suivi qualité de la direction face à ses interlocuteurs internes et externes. Elle/il met en oeuvre les outils de secrétariat permettant une optimisation organisationnelle des missions de la direction.

Elle/il rédige les comptes rendus de réunion, les notes de synthèses et les courriers.

Elle/il constitue, met à jour et diffuse les éléments documentaires liés à l'activité de la direction. Elle/il suit la mise à jour des dossiers d'organisation et des bases de données. Elle/il assure le suivi des actions engagées.

Elle/il participe au suivi des plannings de présence des agents de la direction.

Mission 1 : Secrétariat classique

Le / la titulaire assure les missions de secrétariat et à ce titre doit :

- Réaliser l'accueil et de filtrage téléphonique
- Réceptionner et archiver les courriers (classement et archivage des dossiers de fonds)
- Prendre les rendez-vous et préparer les dossiers pour les rendez-vous
- Organiser les réunions internes et externes
- Optimiser les agendas des directeurs et de leurs adjoints
- Mettre en place les outils de suivi nécessaire à son activité
- Préparer les déplacements en mission des directeurs
- Assurer un suivi administratif de l'activité
- Organiser, transmettre et suivre les dispositifs d'astreinte de l'établissement
- Assurer la synthèse des astreintes et la transmission à la Direction des Ressources Humaines
- Suivre les consommations mensuelles concernant la prestation taxi, vérifier et transmettre les éléments
- Organiser, archiver, répertorier et sécuriser les dossiers informatiques

Mission 2 : Suivi des activités

Le / la titulaire organise le suivi des activités et à ce titre doit :

- Etablir et mettre à jour le tableau des prestataires et fournisseurs de la direction
- Suivre et alerter sur la fin/renouvellement des marchés de la direction
- Prioriser les dossiers de la direction en fonction des urgences et échéances
- Etablir les tableaux de bord d'activité de la direction
- Réaliser une présentation trimestrielle des dites activités
- Prendre contact avec les structures désignées pour obtenir les données
- Mettre en forme au moyen d'outils de base de données

Profil recherché

Compétences ou connaissances particulières souhaitées

Ce poste nécessite des attendus de très bons niveaux :

- Une parfaite rigueur intellectuelle
- Un esprit d'organisation et sens de l'anticipation
- Un sens certain de l'intérêt public et de la confidentialité
- Des qualités relationnelles permettant d'établir une communication permanente avec tous les interlocuteurs internes et externes
- Une parfaite maîtrise de la gestion des données
- Une pratique des outils informatiques (messagerie, Excel, Word, Powerpoint)

Formation recommandée :

- BTS Assistant(e) de direction ou équivalent
- Expérience de 1 an sur un poste similaire
- Connaissance du fonctionnement d'un établissement public d'état

Information(s) complémentaire(s)

Venez rejoindre un établissement chargé d'histoire, engagé dans la société, en pleine évolution, à la renommée nationale et internationale. Riche d'une grande variété de métiers et d'activités, le Muséum vous propose d'intégrer des équipes à taille humaine dans un cadre de travail agréable et un environnement stimulant.

Le contrat

Localisation : Jardin des plantes

Contrat : Mutation ou détachement sur un emploi de catégorie B ou CDD de droit public renouvelable

Temps de travail : 35h35 par semaine et 44 jours de congés annuels.

Les avantages

Remboursement de 75% des frais de transport en commun ou forfait mobilité durable (vélo ou covoiturage)

Télétravail possible après 4 mois d'ancienneté (de 1 ou 2 jours selon les fonctions, activités, service et contexte de travail)

Restaurant d'entreprise

Mutuelle d'établissement

Un comité social et une association sportive et culturelle

Accès illimité aux sites de l'établissement avec invités