Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - 75

L'assistant(e) administratif(ve) assure un soutien transversal aux équipes éditoriales et juridiques dans le cadre de la gestion administrative des contrats d'édition, de la relation avec les auteurs et agents, et de la conformité réglementaire liée à l'exploitation des oeuvres publiées.

Ses missions sont réparties autour des axes suivants :

1. Suivi administratif des documents préparatoires aux contrats

Réception des éléments nécessaires à la rédaction des demandes de contrats (auteurs, agents, traducteurs).
Lancement des demandes de contrats via les outils internes.
Suivi des allers-retours entre les éditeurs, auteurs/agents et le service juridique jusqu'à finalisation.
Transmission des contrats aux différentes parties et gestion des signatures.
Saisie des données contractuelles dans l'intranet interne (dates, droits, délais.).
Envoi des exemplaires originaux à la comptabilité pour déclenchement des paiements.
2. Gestion des restitutions de droits et abandons de projets

Traitement administratif des demandes de restitution ou d'abandon de projets éditoriaux.
Coordination avec les services concernés (commercial, droits dérivés, cessions.).
Rédaction et envoi des courriers officiels.
Mise à jour des bases internes et diffusion de l'information aux services impactés.
3. Validation juridique des titres

Vérification de la complétude des dossiers juridiques pour chaque ouvrage (contrats, avenants.).
Participation à la constitution ou à la mise à jour des archives contractuelles.
Recherche et rattachement de documents anciens pour les rééditions ou remises en vente.
4. Dépôt légal

Réalisation du dépôt légal mensuel auprès de la BnF pour les publications du groupe (livres, revues.).
Saisie et vérification des métadonnées sur la plateforme dédiée.
Gestion des demandes de régularisation ou de compléments émanant de la BnF.
Compétences techniques

Connaissance du droit d'auteur et de la propriété intellectuelle (France / pays anglo-saxons).
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel).
Aisance avec les outils numériques internes (intranet, bases de données.).
Bon niveau d'anglais professionnel (lecture et rédaction de documents).
Qualités personnelles

Profil :

Rigueur et sens de l'organisation.
Réactivité et autonomie dans la gestion des priorités.
Capacité à communiquer avec différents interlocuteurs (éditeurs, auteurs, juristes, comptables.).
Adaptabilité à un environnement éditorial exigeant et en constante évolution.
Contexte et précisions complémentaires

Les contours du poste peuvent varier en fonction des habitudes de travail de chaque éditeur.
Selon les cas, l'assistante pourra travailler en lien direct avec un éditeur (fonctions élargies) ou en coordination avec un ou une assistante éditoriale.
Le poste nécessite une compréhension fine des enjeux liés à la chaîne éditoriale et au droit qui la régit.