Gestionnaire AdministratifDs-Pn - Med - Ma H/F - Direction Générale de l'Aviation Civile (DGAC)

I) Missions principales :

- Assurer la gestion administrative des demandes de transferts entrants et sortants de dossiers médicaux de personnels navigants, en lien avec le pôle licences de la DSAC/PN à l'échelon central et les DSAC-IR dans le cadre des transferts de licences de PN ,

- Répondre aux demandes internationales d'authentifications de certificats médicaux ,

- Gestion administrative des dossiers inscrits au Conseil médical de l'aéronautique civile (CMAC) :

o Préparation des dossiers du Président et du Vice-Président du CMAC pour les séances de travail en amont,
o Le cas échéant, convocation des personnels navigants, de leurs médecins agréés et suivi des retours,
o Préparation des dossiers des membres du CMAC le jour de la séance, dont l'ordre du jour,
o Organisation des votes en séance et suivi des résultats,
o Saisie, impression, mise en signature, envoi postal, classement et suivi des décisions du CMAC,
o Sur ce poste en particulier : traitement des dossiers de demandes d'imputabilité au service aérien des inaptitudes définitives.

II) Missions complémentaires :

- Contribuer ponctuellement à la gestion administrative du traitement des dossiers médicaux des PN par les médecins évaluateurs et les experts du pôle :

o Préparation des dossiers des médecins évaluateurs et des experts du pôle, et de l'émargement de ces derniers, pour les séances d'évaluation,
o Suivi des dossiers et des relances des PN,
o Saisie, impression, mise en signature, envoi postal, classement et suivi des procès-verbaux de décisions des médecins évaluateurs ,

- Assurer des tâches de secrétariat médico-administratif :

o Contribution à la gestion des courriers et des courriels arrivés, au contrôle de conformité et à l'affectation des documents médicaux reçus,
o Contribution à l'envoi des certificats médicaux vierges aux AME et aux AeMC et au contrôle de conformité des adresses d'exercice,
o Contribution au classement des dossiers,
o Contribution à l'organisation pratique du CMAC (convocation des membres du CMAC, réservation de la salle, suivi des présences/absences, émargement, accueil),

- Contribuer à l'accompagnement et à la formation des nouveaux arrivants, en lien avec le chef de division et sur la base des procédures actualisées ,

- Assurer un support administratif général (ex : organisation de la journée de médecine aéronautique, archivage, numérisation, fournitures) ,

- Être en capacité de suppléer d'autres membres de l'équipe dans le traitement de leurs dossiers en cas d'absence.

Relations fonctionnelles :
- DSAC/PN/LIC
- DSAC-IR
- Autorités aéromédicales étrangères (EASA et hors EASA).

Licence requise : Oui.

Spécificités du poste :
Pôle géographiquement excentré de sa DT de rattachement.
Engagement de confidentialité exigé (dossiers médicaux).

Savoir-faire :
- Anglais : Comprendre, Ecrire.
- Communication : Communiquer à l'oral, Rédiger.
- Organisation / Gestion : Gérer de manière autonome les priorités et les délais, Travailler en équipe ou en réseau.
- Anticipation : Expérimenter de nouvelles solutions dans son domaine.
- Action : Exécuter des tâches ou procédures définies, Être force de proposition.

Savoir-être :
- Sens de l'analyse
- Sens critique
- Être rigoureux
- Faire preuve de discrétion
- Capacité d'adaptation
- Être autonome
- Sens de l'initiative
- Être persévérant
- Curiosité intellectuelle
- Sens des relations humaines
- Sens de l'organisation
- Sens des responsabilités
- Avoir l'esprit d'équipe
- Être à l'écoute
- Sens de la pédagogie
- Faire preuve de diplomatie
- Maîtrise de soi
- Réactivité

Connaissances :
- Organisation et missions de la DGAC ,
- Outils bureautiques ,
- Anglais.

Formation continue :
- Formations aux missions de la DGAC ,
- Formation aux outils bureautiques.

• Anglais
• Logiciels bureautiques
• Rigueur et méthode
• Classement des dossiers
• Pro-activité
• Capacité d'écoute
• Force de proposition
• Réactivité
• Sens de l'organisation
• Capacité d'adaptation