Assistant de Secteur - Service H/F - Confederation Francaise Encadrement Cgc

Dans le cadre d'un remplacement, la CFE-CGC recherche un(e) Assistant(e) de secteur/service (F/H).

Sous la responsabilité de la Direction confédérale, vous serez notamment chargé(e) des missions suivantes :

- Effectuer des missions de secrétariat et d'assistanat :

- réceptionner les appels téléphoniques internes et externes,
- réceptionner, enregistrer et diffuser les mails et courriers en veillant à la confidentialité,
- rédiger et amender des contenus, mettre en forme et relire les courriers et divers documents,
- créer ou actualiser des fichiers et des bases de données,
- contrôler et valider les notes de frais dans le respect des process et consignes,
- archiver de manière sécurisée l'ensemble des documents gérés, dans le respect des procédures,
- commander les fournitures nécessaires au fonctionnement du service ou secteur.

- Organiser et suivre les relations professionnelles :

- assurer l'accueil à distance ou en face à face d'interlocuteurs internes ou externes, instruire et suivre les demandes de contacts et de rendez-vous,
- tenir à jour l'agenda et organiser les aspects logistiques des réunions, des rendez-vous, des événements en lien avec les acteurs internes et externes.

- Participer au processus des désignations :

- préparer le processus de désignation, en collaboration avec les conseillers techniques, les responsables de service et les Secrétaires nationaux concernés, sous le couvert du Secrétaire général,
- assurer le suivi des désignations dans l'outil interne dédié,
- mener un travail d'audit du processus de désignations et faire des propositions afin de préparer son intégration à SIA2 en lien avec le responsable projet.

Diplômé(e) d'un Bac +2 dans le domaine de la gestion administrative et d'une expérience d'au moins 5 ans dans l'assistanat, vous possédez une expérience solide sur une fonction similaire, dans laquelle vous avez pu mettre en oeuvre :

- de la rigueur, de l'autonomie et de la réactivité,
- une bonne maîtrise des outils informatiques, dont Word et Excel et une capacité à vous adapter à de nouveaux logiciels,
- d'excellentes qualités de communication écrites et orale,
- une capacité à respecter les échéances, les consignes et les décisions,
- une capacité à respecter la confidentialité et à faire preuve de discrétion,
- le goût pour le travail en équipe en polyvalence avec les autres salariés du pôle assistanat de secteur,
- un sens de l'organisation prononcé vous permettant de gérer diverses tâches et différents interlocuteurs,
- une capacité d'adaptation et d'évolution.

Fondée en 1944, la Confédération Française de l'Encadrement - CGC (CFE-CGC) est l'organisation syndicale de référence pour les agents de maîtrise, les techniciens supérieurs, les ingénieurs et les cadres. La CFE-CGC est composée de fédérations et de syndicats professionnels qu'elle représente au niveau national interprofessionnel.

Rejoindre la CFE-CGC, c'est avoir l'opportunité de faire partie d'une organisation qui travaille activement à l'amélioration des conditions de travail, la défense des droits et la protection des intérêts des professionnels qui oeuvrent au développement économique et social de la France.

• SGBD
• Notes de frais
• Travail en équipe
• Autonomie
• Excel
• Word
• Réactivité
• Sens de l'organisation
• Capacité d'adaptation