Secrétaire Assistant de Direction H/F - Service Public

Encadrement (oui ou non) : non

L'assistant(e) de direction assure un rôle polyvalent d'appui auprès de l'équipe de direction de l'IGAS. Il/elle contribue à la coordination des activités du secrétariat général, au suivi de dossiers administratifs et RH, ainsi qu'à la continuité du secrétariat de direction. Il/elle est rattaché(e) à l'adjointe au chef de l'IGAS chargée des opérations, des ressources et des mobilités.

Activités principales : l'assistant(e) de direction assure le secrétariat, l'appui administratif et organisationnel de l'adjointe au chef de service en charge des opérations, des ressources et des mobilités, du secrétaire général et de la chargée de gestion des talents. Il/elle contribue au bon fonctionnement du service et à la continuité de l'activité de la direction.

Assistanat de direction:
- Secrétariat
- Gestion des agendas, organisation des réunions et rendez-vous.
- Organisation de webinaires ou de cafés mobilité ou autres évènements collectifs (invitations, inscriptions).
- Préparation, diffusion et suivi des dossiers.
- Suivi des parapheurs et des circuits de validation, notamment en matière de télétravail.
- Classement, archivage et gestion documentaire.
- Rédaction et mise en forme de courriers.
- Réalisation et renseignements de tableaux de suivi ou d'inscriptions.

Appui administratif RH directement lié aux fonctions de l'adjointe au chef de l'IGAS :
- Validation des congés des inspecteurs.
- Suivi des déclarations et demandes de cumul d'activités.
- Mise à jour et contrôle de la complétude du tableau des fonctions annexes.
- Appui à l'organisation des recrutements et des comités de sélection, pour la partie secrétariat (Réalisation de travaux de reprographie, mise à disposition des documents nécessaires aux activités du service...)

- Gestion et suivi des courriers adressés par les particuliers (projets de réponse aux courriers des citoyens )

Activités dans le cadre général du secrétariat de direction :
- Il/elle assure l'intérim du secrétaire de direction auprès du chef de l'IGAS et de son adjointe en charge des missions lors de ses absences.
- Il/elle sera chargé(e) du suivi des alertes externes et de l'appui à l'enregistrement sur l'outil de données d'activité.

Connaissances:
Connaissance de l'organisation administrative de l'État et de son fonctionnement.

Savoir-être:
Excellent sens du relationnel, de l'écoute et du service.
Rigueur, sens de l'organisation et capacité à gérer les priorités.
Esprit d'équipe, discrétion et fiabilité.
Capacité à gérer et diffuser l'information avec discernement.

Savoir-faire:
Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
Bonnes capacités rédactionnelles et de relecture.
Organisation de réunions, gestion d'agendas et suivi de dossiers.
Utilisation d'applications métiers et gestion électronique des documents.
Recherche et traitement d'informations.

Qualités attendues:
Réactivité, autonomie et sens de l'initiative.
Grande discrétion compte tenu de la confidentialité des dossiers traités.

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• GED
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Excel
• Word
• Pro-activité
• PowerPoint
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Sens de l’organisation