Chargé de Projets au Sein du Département de la Session Nationale H/F - Service Public

Le département de la session nationale (DSN) est garant de la conception et de la conduite de la Session Nationale de l'IHEDN.

La Session Nationale s'articule autour d'un socle commun et de cinq majeures.

Chaque majeure est constituée :

- du chef de la majeure ;

- d'un responsable opérationnel ;

- d'un chargé de suivi pédagogique ;

- d'un ou plusieurs chargés de projets.

Elle bénéficie, en transverse, du soutien du département de l'Europe et des Affaires Internationales (DEAI) pour la conception et la conduite des missions à létranger, et du Secrétariat Général pour la logistique, les finances, le droit, les ressources humaines et le support informatique.

Nombre de personnels : 24

Participation à la conception de la session,

o établissement des fiches financières, dans le respect des cadrages du chef et du responsable opérationnel de la majeure. Vérification de la faisabilité technique, financière et calendaire de chaque action de formation.

Organisation des activités de formation de la session:

o organisation des activités de la session (séminaires, missions, participation aux activités de l'institut...), en s'appuyant sur les services logistiques;

o constitution des dossiers d'accueil et sacoches remis lors de la formation;

o réactualisation des programmes en temps réel en fonction des impondérables en relation avec le chef et le responsable opérationnel de la majeure, le responsable pédagogique et l'adjoint du département DSN;

o réservation et préparation des salles de conférenceavec les moyens informatiques adéquats(micro, projection, visioconférence...);

o organisation de l'accueil des autorités en relation avec le cabinet du directeur de l'IHEDN;

o réalisation et gestion des documents administratifs nécessaires à la conduite des activités de la session: biodatas, ordres de mission, feuilles de présence, gestion des passeports pour les missions...;

o contact et coordination avec les organismes extérieurs accueillant la session;

o contribution au processus administratif de gestion des conférenciers en lien avec le secrétariat général de l'institut;

o organisation des transports (avions, trains, bus...);

o suivi de la cohérence entre dépenses réelles et budget alloué.

Contribution aux actions de communication :

o participation à l'élaboration des outils de promotion des formations notamment le document d'appel à candidatures;

o participation aux activités de promotion de la session, dont l'animation de stands lors de salons professionnels.

Participation au processus de recrutement des auditeurs, sous le contrôle du responsable opérationnel de la majeure:

o Gestion administrative des candidatures:

· vérification de la conformité des dossiers;

· coordination des interactions avec les candidats;

o Organisation des entretiens de sélection:

· planification du calendrier des entretiens;

· préparation du dossier d'entretien mis à disposition du jury;

· émission des convocations aux entretiens.

En fonction des besoins, le chargé de projets apporte également sa contribution aux activités des autres majeures du département.

Savoir être

- Prise d'initiative et force de proposition,

- Adaptabilité, représentativité, sens diplomatique,

- Résistance au stress,

- Organisation, méthode, polyvalence et rigueur,

- Leadership.

Savoir-faire

- Capacité rédactionnelle,

- Maîtrise des outils bureautiques dont ceux de recherche documentaire et de logiciels de veille) et des supports multimédias,

- Travail en mode projet,

- Conduite en temps réel, parfois en situation d'urgence, d'un groupe d'auditeurs et d'autorités d'un volume conséquent (50 à 100 personnes),

- Capacités de conception et de planification.

• Multimédia
• Logiciels bureautiques
• Pro-activité
• Force de proposition
• Management d'équipe
• Capacité d’adaptation