Redacteur - Gestionnaire-Instructeur Administratif H/F - Service Public

La ou le titulaire du poste fait partie de l'équipe de direction composée de 5 personnes ( la directrice et 3 personnes au secrétariat général). Elle/il travaille en étroite collaboration avec l'ensemble des services.

Liaisons hiérarchiques : Placé sous l'autorité directe du chef d'établissement, conservateur général du Patrimoine. En lien étroit avec la Secrétaire générale pour l'administration, les questions numériques, la diffusion d'information générale aux services
ainsi qu'avec la chargée de mission Rh- Affaires générales du SG .

Liasions fonctionnelles : avec les autres service du musée.

Il ou elle exercera ses fonctions en appui de l'activité de la directrice.
Une part importante de son activité consistera en la rédaction de nombreux documents en vue de leur diffusion et de leur soumission à la direction :
- rédaction et diffusion du compte rendu hebdomadaire de la réunion des services et de la conservation
- contribution à la rédaction des rapports annuels et autres documents stratégiques, notes de synthèse ou préparatoires aux réunions, aide à la rédaction de discours, filtrage de courriels, rédaction d'un bulletin de liaison à l'échelle du musée.
- rédaction de documents liés à l'activité scientifique du musée : élaboration de réponse aux lettres pour le suivi des oeuvres en dépôt, gestion, archivage et réponses aux demandes de certificats d'exportation, suivi des acquisitions
- mise en page et maquettage de documents : rapports annuels, signalétique pour le parcours permanent des collections
- suivi au plus prés de l'activité des prestataires informaticiens intervenant au musée,
Il ou elle prendra également en charge :
gestion et organisation des agendas et prises de rendez-vous pour la direction, organisation de réunions pour la direction, organisation du calendrier des permanences
- accueil téléphonique et physique, information et l'orientation des différents interlocuteurs de la direction
-gestion du courrier arrivée/départ de l'établissement ainsi que celui de la direction
- mise à jour du fichier d'adresses du secrétariat
- Achat et gestion des fournitures courantes
- prise en charge du classement et de l'archivage des documents produits par la direction
- ordres de mission et réservations de billets de train ou avion ainsi que d'hotels par l'application Chorus DT pour la direction
- organisation des moments conviviaux (galette, pots de départ, réceptions ou rendez-vous organisés par la direction).

Afin d'assurer la continuité de service, l'agent travaille en bonne intélligence avec la chargée de mission RH/affaires générales du secrétariat général, notamment pour organiser l'activité durant leurs absences et congés respectifs.

Formation en gestion administrative et rédaction et/ou métier de l'édition
Capacité à travailler en équipe

Parfaite maîtrise de la langue française, excellente capacité rédactionnelle, excellent niveau d'orthographe
Maîtrise de l'anglais obligatoire, à l'écrit comme à l'oral.

Compétences techniques
Excellentes connaissances des outils bureautiques : word, pdf, excel, poweroint et outlook( MI365).
Maîtrise d'un logiciel de mise en page des publications professionnelles de type Indesign ou autre

Savoir-faire
Sens de l'analyse et de la synthèse
Sens de l'organisation et rigueur

Savoir être
Sens du service public et de la discrétion
Sens de l'accueil professionnel et de l'adaptation aux situations

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• InDesign
• Anglais
• Logiciels bureautiques
• Excel
• Chorus
• Word
• Conception de templates et maquettes
• Gestion des rendez-vous
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier
• Français
• Permanence téléphonique