Chargé·e de Gestion des Réservations et du Suivi des Missions H/F - Université Paris 8

Ce poste s'inscrit dans une démarche d'expérimentation visant à fluidifier et simplifier les procédures de réservation de voyages et d'accompagnement des enseignants-chercheurs dans leurs missions de recherche et participations à colloques. Le poste est encadré par le responsable qualité et bénéficie d'une supervision étroite.L'agent intervient à l'interface entre les enseignants-chercheurs (ECs) et l'administration de l'université, en assurant une forte proximité d'échange avec les utilisateurs pour transformer leurs besoins de mobilité en réservations opérationnelles et en suivi administratif des missions.
Gestion des réservations de voyages et d'hébergement- Accueillir les enseignants-chercheurs et effectuer une orientation simple vers les bonnes démarches et les options disponibles- Réaliser les demandes de réservation de billets de transport et d'hébergement via la plateforme Globéo, en respectant les seuils tarifaires définis pour les nuitées- Assurer la conformité des réservations avec les procédures et les règles applicables- Transmettre les éléments de la réservation au Pôle Mission pour validation officielle- S'assurer de la bonne exécution des réservationsSuivi administratif post-mission- Assurer le suivi des demandes de remboursement suite aux missions- Aider les ECs à constituer leur dossier de remboursement en vérifiant la complétude et la conformité des pièces justificatives- Effectuer le service fait (SF) dans les délais impartis- Transmettre les dossiers complets au Pôle Mission via OsTicket pour traitement final- Assurer un suivi de la qualité des prestations et de la satisfaction usagersGestion des demandes exceptionnelles et dérogations- Veiller à réduire le nombre des demandes exceptionnelles en anticipant les besoins- Traiter les demandes hors-circuit (demandes de dérogation) et transmettre les dossiers vers le Pôle Mission pour validation des exceptions- Constituer le dossier complet avec justifications adéquatesSuivi administratif et documentation- Assurer le suivi administratif complet des demandes (de l'ordre de mission à la clôture)- Gérer l'archivage et la traçabilité des pièces justificatives- Assurer le reportingCommunication et coordination- Assurer un accueil courtois et informatif des ECs- Maintenir des échanges réguliers avec le Pôle Mission et la DSR&ED- Communiquer par email et par téléphone avec les ECs et les prestataires externes- Assurer le suivi de l'expérimentation avec le responsable qualité

COMPÉTENCES TECHNIQUES- Connaissance des procédures administratives de gestion des missions en secteur public- Règles de transparence et de conformité en gestion publique- Connaissance des enjeux de conformité, de traçabilité et de justification des dépenses publiques.- Maîtrise de la suite Office (Word, Excel,)- Capacité à rédiger des documents, à gérer des tableaux de suivi, et à organiser sa communication email de manière structurée.COMPÉTENCES RELATIONNELLES- Accueil et orientation des usagers (ECs) : Capacité à recevoir les ECs avec courtoisie, à comprendre rapidement leurs besoins et à orienter de manière claire vers les solutions appropriées- Capacité à convaincre pour des procédures mieux comprises et mieux appliquéesCommunication écrite et orale- Maîtrise du français écrit et parlé ; capacité à rédiger des emails clairs et à communiquer efficacement par téléphone en français et en anglais.- Anglais : niveau B2 minimum : Capacité à lire, écrire et converser en anglais par email et par téléphone avec des correspondants extérieurs (prestataires internationaux, ECs anglophones).- Capacité d'écoute et d'empathie : Être attentif aux demandes des ECs, comprendre leurs contraintes et leurs besoins, et fournir un service centré sur l'usager.COMPÉTENCES TRANSVERSALES- Rigueur et attention aux détails : Capacité à vérifier la complétude des dossiers, à respecter les normes et procédures, et à minimiser les erreurs administratives.- Organisation et gestion des priorités : Capacité à gérer un flux de 40 à 50 missions par mois, à respecter les délais et à planifier le travail de manière logique.- Autonomie partielle avec supervision : Savoir travailler de manière autonome dans le cadre défini, tout en sachant escalader ou demander validation pour les cas particuliers.- Adaptabilité et apprentissage : Capacité à apprendre rapidement les outils et procédures, et à s'adapter aux ajustements liés à l'expérimentation.- Environnement universitaire et ESR : Compréhension générale du fonctionnement des universités, de la notion de mission de recherche, et des profils des enseignants-chercheurs.

• Service client
• Anglais
• Reporting
• Autonomie
• Excel
• Gestion des réservations
• Word
• Contrôle qualité
• Français
• Empathie