Assistant Administratif au Service du Contrôle et des Affaires Juridiques Scaj H/F - Service Public

Le service du contrôle et des affaires juridiques est composé d'un chef de service et d'un adjoint, il comprend 2 pôles : le pôle Élections et le pôle Partis politiques. Le pôle Élections est composé de 8 chargé(e)s de mission.
Affecté(e) au service du contrôle et des affaires juridiques, l'assistant administratif travaillera avec un ou plusieurs chargé(e)s de mission, selon l'organisation retenue, dans le cadre du contrôle des comptes des élections municipalesqui se sont déroulées en mars 2026.Une formation sera dispensée en interne.Elle/il sera placé(e) sous l'autoritéhiérarchique de la cheffe du cabinet de la présidence. Dans l'exercice de ses missions, elle/il est également placé sous la coordination fonctionnelle de la référente des assistantes administratives, qui veille à la coordination de l'activité de l'équipe.Ses principales tâches seront les suivantes:- gestion ou suivi d'un très grand nombre de documents: comptes de campagnes, courriers d'instruction, accusés de réception, rapports, dossiers de synthèse, fiches, décisions et courriers de notification, tableau de suivi de l'instruction; gestion des parapheurs et des délais;- réalisation des opérations de préparation et de duplication de dossiers, pour la préparation des séances de la Commission;- opérations d'acheminement des documents à signer, de mise sous pli des courriers, de classement et d'archivage des comptes; gestion des courriels; ces documents peuvent faire l'objet de procédures entièrement dématérialisés (envoi des procédures contradictoires et notifications des décisions aux candidats)- préparation des dossiers qui doivent être transmis à la juridiction compétente (tribunal administratif territorialement compétent dans le cadre des élections municipales). Les documents sont à numériser et coter: décisions, comptes de campagne, procédures contradictoires, pièces justificatives, etc;- classement et archivage des dossiers;- autres tâches selon l'organisation retenue.

Savoir :Connaissance de l'organisation administrative et des circuits décisionnelsPratique du secrétariatOutils bureautiques : Word, Excel, OutlookOutils informatiques spécifiques : Gestion électronique des documents, application métier et portail du service sous Sharepoint , TransferproTélérecoursSavoir-faire :Maîtriser les techniques du secrétariat: normes dactylographiques, accueil physique et téléphonique, règles de classement, d'archivage...Travailler en équipeCapacité à rendre compteAptitude à anticiper et à travailler dans l'urgenceAisance dans l'utilisation des outils bureautiquesAssurer le suivi des dossiersAlimenter les tableaux de bord et statistiquesNumériser et coter des documents, suivi de dossiersSavoir-être :Discrétion et respect de la confidentialitéCourtoisie et qualité relationnelleSens du service public, LoyautéRigueur, disponibilité, efficacité, polyvalenceAisance rédactionnelleGestion du stressSens de l'organisation et de la méthode

• Statistiques
• Outlook
• GED
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• SharePoint
• Excel
• Gestion du stress
• Word
• Traitement du courrier
• Capacité d’adaptation