Assistant Administratif de la Direction des Études H/F - Ecole Normale Supérieure

Direction des études, de la vie étudiante et des carrières (DEVEC)ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL (structure d'accueil du poste)La DEVEC (Direction des Études, de la Vie Étudiante et des Carrières) est une structure centrale de l'ENS-PSL qui accompagne ses étudiants, de leur entrée à l'école jusqu'à la fin de leur scolarité, en coordonnant trois pôles complémentaires :1. Direction des études2. Direction de la vie étudiante3. Direction des carrièresLe présent poste est affecté à la direction des études, dont la mission se concentre principalement sur le volet académique du parcours étudiant à l'école.La direction des études cherche un·e assistant·e administratif·ve pour assurer un appui opérationnel au responsable administratif dans l'exercice des missions de service public de l'école.
MISSION PRINCIPALEAssister le responsable administratif dans la coordination et la mise en oeuvre des activités administratives, de communication, logistiques, de suivi d'appels, et de gestion financière liées aux projets et événements de la direction des études.ACTIVITES PRINCIPALESTâches administrativesAssurer, en lien avec l'assistant.e vie étudiante et carrières, l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs de la DEVECRéceptionner, classer et transmettre les demandes reçues (email, courrier, etc.)Gérer les agendas de la direction des études et sécuriser les échéancesAssurer le suivi des circuits de signatureDocumentation et communicationParticiper à la communication et la diffusion de l'information par emailPublier et mettre à jour les pages intranet et ou web de la DEVEC (documentation interne et externe)Prendre des notes de réunion et contribuer à la rédaction des comptes-rendusTâches logistiquesPlanifier et assurer le volet opérationnel des événements (suivi des participants, restauration, réservation, installation et équipement des salles, etc.)Coordination des grands dossiers de la direction des études (candidatures étudiantes aux divers appels, projets étudiants)Lancer les appels et réceptionner les demandesOrganiser, alimenter, mettre à jour les tableaux de bord des appelsSuivre les dossiers, sécuriser les échéancesAssistance aux tâches de gestion financièreTraiter certaines commandes, du devis au paiement des factures, dans le logiciel de comptabilité de l'ENS-PSLAssurer le paiement des vacationsRespecter les impératifs liés au budget annuelCHAMPS DES RELATIONSInternes: étudiants, enseignants, responsables de formation, services administratifs de l'écoleExternes: PSL, établissements partenaires

COMPETENCES ATTENDUESDiplôme : baccalauréatExpérienceprofessionnelle : une expérience de secrétariat, de gestion financière ou dans l'administration publique serait un atoutConnaissances :Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur publicLangue anglaise: A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)Compétences techniques :Maîtriser les logiciels de bureautique (word, excel, messagerie électronique)Savoir hiérarchiser et planifier son activité en respectant les échéancesSavoir rendre compte et alerterSavoir rédiger de manière claire, soignée et adaptée au publicGérer avec aisance des opérations administratives ou financières comportant des éléments chiffrésCompétences comportementales :Savoir travailler en équipeAvoir le sens de l'accueil, de l'écoute et de l'accompagnement des publicsÊtre à l'aise dans l'échange direct avec les interlocuteursS'adresser à différents interlocuteurs avec tact dans les échanges professionnelsÊtre réactif et s'adapter rapidement aux situationsAvoir le sens de la confidentialité

• Gestion de l'emploi du temps
• Anglais
• Excel
• Compte-rendu
• Création d'une base documentaire
• Word
• Gestion des ressources financières
• Facturation
• Réactivité