Gestionnaire Administratif - Ccp H/F - Conservatoire National des Arts et Métiers (CNAM)

Le Cnam, fondé en 1794, est un établissement public de l'État à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) doté du statut de Grand Etablissement placé sous la tutelle du ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche, 3 missions lui sont confiées : la Formation Tout au Long de la Vie, la recherche et la diffusion de la Culture Scientifique et Technique. Le Cnam offre des formations développées avec les entreprises et les organisations professionnelles pour répondre au mieux à leurs besoins et à ceux de leurs salariés. Il pilote un réseau de 20 centres régionaux et de 158 centres d'enseignement, dont le siège est à Paris. Le Centre Cnam Paris, centre d'enseignement, propose une offre de formations de 1300 unités d'enseignement. Son organisation s'appuie sur 3 pôles en interaction : Offre de formation, Fabrique des Compétences, Gestion Financière; un centre de bilan de compétences et deux services d'appui à la direction (cellule Qualité et cellule Communication).
Le centre de bilan de compétences accompagne celles et ceux qui souhaitent redonner du sens, de l'élan et de la cohérence à leur parcours professionnel.Le ou la gestionnaire administratif / ve est en contact et assure le lien avec le public du centre de bilan de compétences: Particuliers, employeurs.La personne recrutée rédige l'ensemble des documents administratifs dans le respect des règles et des procédures du centre de bilan de compétences, et plus largement du centre Cnam Paris.Elle assure des fonctions polyvalentes d'appui logistique du service.Activités principales:Accueillir et informer les différents interlocuteurs internes et externesAssurer la gestion courante, logistique et le suivi administratif des activités du centreSaisir, mettre en forme des documents et les diffuser aux interlocuteursÊtre en lien avec l'équipe des conseillères-ers en bilan Utiliser le CRM afin de veiller à la prise de contact et suivi des dossiersTraiter les documents administratifs liés aux bilans de compétence: Réception des calendriers de rendez-vous élaborés par les conseillères; saisie et envoie des conventions ou contrats; veiller à l'inscription sur Edof (Caisse des dépôts et de consignations)Transmettre les documents de fin de bilan aux bénéficiaires et financeurs et pour facturation au service dépenses du CCP. Assurer leur archivageSaisir et mettre à jour les tableaux de suivi d'activité, assurer les extractions des données liées aux enquêtes de satisfactionCollecter mensuellement les états de service fait des vacataires (ESF) , et les communiquer à l'assistant RH du centre Cnam ParisMettre à jour le tableau des ateliers récits de vie Participer aux salons professionnels (2 à 3 journées par an)

Niveau d'études min souhaité: BACDomaine / Spécialisation: assistant de gestionNiveau d'expérience minimum requise: 3 ansConnaissances :Environnement et réseaux professionnelsTechniques d'élaboration de documentsTechniques d'accueil téléphonique et physiqueConnaissance générale de l'environnement socio-économique et de l'enseignement supérieurConnaissance du cadre légal du Bilan de compétences et de sa méthodologie.Connaissance générale des dispositifs de financement des prestations AIOA, et plus globalement de la formation professionnelle.Savoir-faireAccueillir les publics concernés par téléphone, courriel, face à faceEnregistrer et classer les documentsRédiger des documentsSavoir rendre compteTravailler en équipeUtiliser les outils bureautiquesOrganiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestionAlimenter des tableaux de bord, savoir extraire des donnéesAssurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité du service,Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieurSavoir-êtreConfidentialité inhérente à l'activitéTravailler en complémentarité avec des interlocuteurs variésCapacité d'adaptationSens de l'organisationRéactivitéSens relationnelCompétences rédactionnellesEcouteRigueurOutilsConnaître le pack office: Word, Excel...Savoir utiliser l'accompagnement à distance (TEAMS)Savoir utiliser Office 365Savoir utiliser EDOF (CPF)Utiliser le CRM du Cnam Paris

• SGBD
• TEAMS
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Réalisation d'enquêtes de satisfaction
• Excel
• Bilan de compétences
• Pack Office
• Word
• Compétences rédactionnelles
• CRM
• Permanence téléphonique
• Datamining
• Réactivité
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation