Gestionnaire Administratif - Ccp H/F - Conservatoire National des Arts et Métiers (CNAM)

Le Cnam, fondé en 1794, est un établissement public de l'État à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) doté du statut de Grand Etablissement placé sous la tutelle du ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche, 3 missions lui sont confiées : la Formation Tout au Long de la Vie, la recherche et la diffusion de la Culture Scientifique et Technique.

Le Cnam offre des formations développées avec les entreprises et les organisations professionnelles pour répondre au mieux à leurs besoins et à ceux de leurs salariés. Il pilote un réseau de 20 centres régionaux et de 158 centres d'enseignement, dont le siège est à Paris. Le Centre Cnam Paris, centre d'enseignement, propose une offre de formations de 1300 unités d'enseignement. Son organisation s'appuie sur 3 pôles en interaction : Offre de formation, Fabrique des Compétences, Gestion Financière; un centre de bilan de compétences et deux services d'appui à la direction (cellule Qualité et cellule Communication).

Le centre de bilan de compétences accompagne celles et ceux qui souhaitent redonner du sens, de l'élan et de la cohérence à leur parcours professionnel.

Le ou la gestionnaire administratif / ve est en contact et assure le lien avec le public du centre de bilan de compétences: Particuliers, employeurs.La personne recrutée rédige l'ensemble des documents administratifs dans le respect des règles et des procédures du centre de bilan de compétences, et plus largement du centre Cnam Paris.

Elle assure des fonctions polyvalentes d'appui logistique du service.

Activités principales:
Accueillir et informer les différents interlocuteurs internes et externes
Assurer la gestion courante, logistique et le suivi administratif des activités du centre
Saisir, mettre en forme des documents et les diffuser aux interlocuteurs
Être en lien avec l'équipe des conseillères-ers en bilan
Utiliser le CRM afin de veiller à la prise de contact et suivi des dossiers
Traiter les documents administratifs liés aux bilans de compétence: Réception des calendriers de rendez-vous élaborés par les conseillères; saisie et envoie des conventions ou contrats; veiller à l'inscription sur Edof (Caisse des dépôts et de consignations)
Transmettre les documents de fin de bilan aux bénéficiaires et financeurs et pour facturation au service dépenses du CCP. Assurer leur archivage
Saisir et mettre à jour les tableaux de suivi d'activité, assurer les extractions des données liées aux enquêtes de satisfaction
Collecter mensuellement les états de service fait des vacataires (ESF) , et les communiquer à l'assistant RH du centre Cnam Paris
Mettre à jour le tableau des ateliers récits de vie
Participer aux salons professionnels (2 à 3 journées par an)

Niveau d'études min souhaité: BAC

Domaine / Spécialisation: assistant de gestion

Niveau d'expérience minimum requise: 3 ans

Connaissances :

Environnement et réseaux professionnels

Techniques d'élaboration de documents

Techniques d'accueil téléphonique et physique

Connaissance générale de l'environnement socio-économique et de l'enseignement supérieur

Connaissance du cadre légal du Bilan de compétences et de sa méthodologie.

Connaissance générale des dispositifs de financement des prestations AIOA, et plus globalement de la formation professionnelle.

Savoir-faire

Accueillir les publics concernés par téléphone, courriel, face à face

Enregistrer et classer les documents

Rédiger des documents

Savoir rendre compte

Travailler en équipe

Utiliser les outils bureautiques

Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion

Alimenter des tableaux de bord, savoir extraire des données

Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité du service,

Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur


Savoir-être

Confidentialité inhérente à l'activité

Travailler en complémentarité avec des interlocuteurs variés

Capacité d'adaptation

Sens de l'organisation

Réactivité

Sens relationnel

Compétences rédactionnelles

Ecoute

Rigueur

Outils

Connaître le pack office: Word, Excel...

Savoir utiliser l'accompagnement à distance (TEAMS)

Savoir utiliser Office 365

Savoir utiliser EDOF (CPF)

Utiliser le CRM du Cnam Paris

• SGBD
• TEAMS
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Réalisation d'enquêtes de satisfaction
• Excel
• Bilan de compétences
• Pack Office
• Word
• Compétences rédactionnelles
• CRM
• Permanence téléphonique
• Datamining
• Réactivité
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation