Assistant Medico-Administratif Site Cmp Ciapa H/F - GHU Paris psychiatrie et neurosciences

DESCRIPTION DU POLE IJ09

Présentation du Service et de l'équipe :

Le CIAPA est rattaché au Pôle 75i09 qui est implanté sur le 18ème arrondissement de PARIS. Il propose des prises en charges diversifiées : des soins en ambulatoire ainsi que des hospitalisations. (Hospitalisation à temps complet, hospitalisation séquentielle, hospitalisation de jour).

Une équipe pluridisciplinaire s'articule autour de la prise en charge : en hospitalisation pour des adolescents de 13 à 17 ans et en accueil (ambulatoire) pour des jeunes de 13 à 19 ans dont le consultant (pédopsychiatre) coordonne toutes les actions.

L'équipe se compose de Pédopsychiatres, d'une Cadre de Santé, de deux psychologues, de deux Assistantes sociales, d'Educateurs ou éducatrices spécialisé(e)s, d'Infirmiers ou infirmières, d'une Psychomotricienne, de deux secrétaires médicales, de quatre Agents de service hospitaliers qualifiés.

Autour de leurs missions, d'évaluation, de diagnostic et de traitement, les soignants et l'équipe médicale organisent alors les soins à partir des ressources du service.

Le projet de Pôle est dynamique, s'adapte aux besoins, à l'évolution sociétale et à la santé mentale des jeunes patients, dans une réflexion pluridisciplinaire commune.

Le/La secrétaire médicale fait partie de l'équipe pluridisciplinaire et en est un pivot.

MISSIONS :

Le/La secrétaire médicale traite : la saisie d'informations, la tenue des dossiers, le courrier, la liaison avec les autres structures du pôle ainsi qu'avec les partenaires extérieurs du pôle.

Gestion de l'accueil :
- Accueil téléphonique et physique des usagers et de leurs familles, des partenaires et ce en l'absence des infirmières d'accueil
- Transmission des appels téléphoniques et prise de message à destination des différents professionnels de santé (Cahier de transmission)
- Gestion des mails de la boite du secrétariat
- Enregistrer les documents scannés dans le dossier patient informatisé, quotidiennement
- Transmettre les différentes demandes


Gestion des agendas:
- Tenir à jour les agendas des médecins

Assure le lien avec le service des frais de séjours :
- Gestion des mouvements journaliers des patients en relation avec le service des frais de séjours
- Mettre à jour le tableau des présences des patients hospitalisés et séquentiels

Gestion des admissions des patients en hospitalisation dans le service :
- Préparer les dossiers administratifs
- Accompagner les parents pour remplir les dossiers administratifs afin de pouvoir les transmettre au service des frais de séjours
- Transmettre au service des frais de séjour les documents nécessaires à l'enregistrement du patient (CNI du patient, de ses parents, vérification des attestations de droits à la sécurité sociale et à la mutuelle)
- Transmettre les Bulletins de Situation (justificatif d'hospitalisation) aux parents

Gestion des actes médicaux, des diagnostics et des actes non médicaux :
- Saisir les actes médicaux propres à chaque médecin de façon régulière et repérer ainsi les diagnostics manquants
- Soutien à la saisie des actes non médicaux

Gestion et suivi des dossiers patients informatisés :
- Création du dossier patient : tous les documents concernant les patients doivent être rangés dans des dossiers informatisés avec le logiciel Cortexte : (Dossiers Administratif, examens, ordonnances, courriers, CRH, documents)
- Gestion du rangement des dossiers patients sortants : numérisation de l'ensemble des éléments du dossier
- Mise à jour de la liste des patients hospitalisés
- Prise de notes, frappe et rédaction des certificats, courriers médicaux, comptes rendus, en lien avec les consultants

Participation aux réunions institutionnelles:
- Une fois par mois et rédaction du compte rendu de réunion

Gestion du courrier :
- Réception et expédition du courrier

Gestion des commandes du service :
- Evaluation des stocks et commande de fournitures de bureau : toners d'imprimantes, cartons de rdv, cartes de visite, cartons de permissions, cartons ECG avec nos partenaires habituels, Lyreco, la RAPA et le magasin général

Formations, Diplômes et / ou qualifications requises:

- Formation de secrétaire médicale

Savoir-faire :

• Connaissance et maitrise des outils bureautiques. (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

• Expérience dans le domaine du secrétariat médical
• Connaissance de la législation spécifique en psychiatrie

• Capacité d'utilisation de logiciel spécifique : (Cortexte; HM)
• Avoir le sens de l'initiative et de l'organisation
• Avoir une bonne orthographe

Savoir être :

• Sens de l'organisation et des priorités

• Rigueur, discrétion professionnelle, respect de la confidentialité, disponibilité

• Esprit d'initiative
• Esprit d'équipe
• Capacité d'analyse et de synthèse, d'organisation, sens des responsabilités, être autonome

• Être capable de travailler en équipe pluri-professionnelle

• Avoir le sens de la communication et des relations (accueil, bienveillance et diplomatie)

• Être dynamique et motivé
• Respect du secret professionnel

Obligations professionnelles :

- Respect des obligations liées au statut de fonctionnaire FPH

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• Orthographe
• Logiciels bureautiques
• Cortexte
• Excel
• Compte-rendu
• Word
• Pro-activité
• PowerPoint
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Prise de note