Gestionnaire Ecole Doctorale 131 et Ecole Doctorale 623 H/F - Université Paris Cité

PRÉSENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D'ACCUEIL DU POSTE

Au sein de la Direction Générale Déléguée de la Recherche, Innovation, Valorisation et Etudes

doctorales (DRIVE), le pôle « Collège des Ecoles Doctorales et HDR » regroupe tous les services en lien avec la formation doctorale, elle est composée de 36 agents, comprend 3 départements « gestion administrative des doctorants », « gestion et animation des Ecoles Doctorales », « formation des doctorants » et une équipe dédiée à l'Habilitation à Diriger des Recherches (HDR).

Au sein du Département Gestion et animation des écoles doctorales, le poste s'intègre au sein de deux Écoles Doctorales qui regroupent des formations et laboratoires relevant d'un large éventail de recherche dans divers domaines disciplinaires

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

Gestion administrative et pédagogique :

* Assurer la coordination administrative de l'école doctorale : accueil de public, permanence
téléphonique et électronique (en français et anglais), organisation du planning des réunions,
convocations aux réunions et conseils, rédaction des comptes rendus ;
* Gérer les dossiers des étudiants de leur inscription à la soutenance de thèse, en s'appuyant sur la
réglementation en vigueur (recensement des conventions de formation, réception et vérification des
dossiers de soutenance) ;
* Organisation des Comités de Suivi Individuel (CSI)
* Assurer un rôle d'interface et de coordination avec les différents services administratifs de
l'université ;
* Assurer le lien entre la direction de l'école doctorale et les différents partenaires (doctorants, unités
de recherche, directeurs de thèse...) ;
* Renseigner les enquêtes pour les tutelles et les partenaires (UFR, Universités, Collège des écoles
doctorales, Ministère, HCERES) : nombre de doctorants, insertion professionnelle, enquête SIREDO, ...
* Collaborer avec les laboratoires à l'organisation de congrès, journées de l'école doctorale, réunions
d'entrée et de sortie et autres activités de l'école doctorale, en appui au directeur.

Suivi du financement des doctorants :

* Participer à l'organisation du recrutement des doctorants contractuels (organisation et pilotage administratif du concours des contrats doctoraux, réalisation de tableaux de bord...)
* Suivre les différents appels d'offre pour les financements de thèse (veille scientifique)
* Gérer et proposer des formations en liaison avec le Département des formations du CED
Gestion financière :

* Gestion du budget de l'ED ;
* Suivre l'exécution budgétaire ;
Mise à jour et suivi de données :

* Suivre les indicateurs définis par l'HCERES et la direction de l'école doctorale (taux encadrement, taux
de réussite, durée des thèses, nombre de thèse soutenues...)
* Mise à jour des bases de données de l'ED
* Suivre les abandons de thèses
Communication :
* Assurer la publication et la diffusion des informations scientifiques
* Mettre à jour le site Web, la brochure de l'école doctorale et le vademecum

Connaissances

Organisation et fonctionnement des établissements publics à caractère scientifiques, culturels et
professionnels.
Bonne connaissance des techniques de gestion administrative.
Bonne connaissance de la réglementation et des procédures relatives à la formation doctorale,
notamment des contrats doctoraux et des missions complémentaires.
Bonne connaissance des partenaires et des réseaux de la formation doctorale.

Savoir-faire - Compétences opérationnelles
APOGEE : Application pour l'organisation et la gestion des enseignements et des étudiants
AMETHIS : Accès multi- établissements aux thèses, à l'international et au suivi des doctorants et
docteurs
E- candidat : Application pour la gestion des candidatures en doctorat
SIFAC Web
Messagerie Outlook
Tableur Excel
Traitement de texte Word
Présentation Powerpoint

Savoir-être - Compétences comportementales
Rigueur et sens de l'organisation
Réactivité et polyvalence
Sens relationnel et de la communication
Capacité à travailler en autonomie
Capacité à gérer le stress et les aléas
Capacité à anticiper les échéances, planifier et respecter les délais.
Sens de la confidentialité
Savoir rendre compte
Niveau de diplôme souhaité (le cas échéant)
Niveau II - Bac +3 Licence, Licence professionnelle

• Outlook
• SGBD
• Traitement de texte
• Sens du relationnel
• Anglais
• Autonomie
• Veille scientifique
• Excel
• Compte-rendu
• Word
• PowerPoint
• Gestion des ressources financières
• Français
• Gestion budget
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation