Assistant Administratif H/F - Federation Nationale des Crepi

La Fédération des CREPI (Clubs Régionaux d'Entreprises Partenaires de l'Insertion) anime un réseau national d'associations mobilisées aux côtés des entreprises pour favoriser l'accès à l'emploi des personnes qui en sont éloignées.
Dans le cadre du développement de nos actions et du renforcement de notre activité de formation, nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour contribuer à la bonne organisation de nos projets et à la qualité de nos actions au service de l'insertion professionnelle.
Vous évoluerez au sein d'une équipe engagée et participerez à des projets ayant un impact concret sur les parcours de personnes en recherche d'emploi.
Vos missions
Sous la responsabilité de la cheffe de projet, vous assurez le suivi administratif de nos actions et accompagnez le développement de notre organisme de formation.
1. Gestion administrative
- Assurer le suivi administratif des actions et la consolidation des dossiers (conventions, pièces justificatives, feuilles d'émargement, appels de fonds, etc.)
- Mettre à jour les tableaux de bord et bases de données de suivi
- Organiser administrativement les actions de formation (convocations, plannings, relances)
- Organisation des évènements (devis, factures, réservations, suivi...)
2. Gestion administrative des formations
- Préparer les sessions de formation : feuilles d'émargement, supports, attestations
- Assurer le suivi des conventions et documents administratifs
- Vérifier la conformité des dossiers avant, pendant et après les formations
3. Suivi qualité et conformité (Qualiopi) - En lien avec la Déléguée nationale :
- Gérer et archiver les documents administratifs
- Veiller à la complétude et à la traçabilité des dossiers
- Mettre à jour les outils de suivi qualité (indicateurs, tableaux de bord)
- Participer à la préparation des audits Qualiopi (collecte des preuves, organisation documentaire)
- Appliquer les procédures internes et contribuer à leur bonne mise en oeuvre
Formation
Bac à Bac +2 dans les domaines de la gestion, de l'administration et de la formation
Expérience
- Une expérience en gestion administrative est souhaitée
- Une expérience dans les secteurs de l'insertion, de la formation ou de l'économie sociale et solidaire constitue un atout
- Une connaissance des environnements financés par des fonds publics est particulièrement appréciée
Compétences
- Maîtrise de la gestion de projet impliquant plusieurs partenaires
- Bonne connaissance de l'écosystème emploi-formation
- Connaissance des exigences Qualiopi et de la formation professionnelle
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Odoo, Canva...)
Qualités recherchées
- Rigueur et sens de l'organisation
- Aisance relationnelle
- Esprit d'initiative
- Goût pour le travail en équipe et le suivi de projets à impact social
Pourquoi nous rejoindre ?
- Intégrer une fédération nationale engagée pour l'inclusion et l'emploi
- Participer au développement d'actions concrètes au service des publics éloignés de l'emploi
- Développer votre expertise en gestion administrative de projets, formation professionnelle et démarche qualité
- Évoluer dans un environnement associatif dynamique, en lien avec de nombreux acteurs de l'emploi et de l'entreprise

Experience: 24 Mois

Compétences: Gestion des réservations de salles de réunion,Rédaction d'écrits professionnels,Techniques de gestion administrative,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Archiver des dossiers et documents de référence,Gérer les réservations de salles et de matériel,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Participer à l'organisation d'événements internes,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques,Qualiopi

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

• SGBD
• Sens du relationnel
• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Conduite de projet
• Organisation d'événements
• Suivi des opérations
• Archivage des données
• Excel
• Gestion des réservations
• Word
• Pro-activité
• Contrôle qualité
• Facturation
• Compétences rédactionnelles
• Réactivité
• Canva
• Sens de l’organisation