Les missions du poste
A PROPOS DU SERVICE
La direction des Comités, avis et rapports est composée de trois personnes : un directeur et deux chargés de mission. Cette direction fait partie du coeur de l'activité d'expertise de l'Académie des sciences. En particulier, son rôle est d'assurer le suivi administratif, éditorial et opérationnel d'une vingtaine de comités et groupes de travail réunissant des académiciens autour de questions scientifiques d'actualité, de politique de recherche, d'enseignement, d'histoire des sciences ou de valorisation du patrimoine scientifique de l'Académie.
La direction veille à la bonne organisation des réunions des comités et groupes de travail, et assure le suivi de leurs productions (avis, rapports et recommandations) destinés aux décideurs publics, aux médias, au monde éducatif et plus largement à la société.
Les agents de la direction travaillent en interaction avec l'ensemble des académiciens impliqués dans les comités et groupes de travail (une centaine de membres environ), ainsi qu'avec les autres services de l'Académie des sciences et de l'Institut de France.
Description du poste :
Placé sous l'autorité des secrétaires perpétuels de l'Académie des sciences, l'assistant de direction (H/F) est affecté au sein de la direction des Comités, avis et rapports et relève de la responsabilité hiérarchique directe du directeur.
L'assistant de direction (H/F) contribue au bon fonctionnement administratif et logistique des activités de la direction, en étroite coordination avec les autres agents de la direction.
Missions principales :
Gestion administrative et secrétariat
- Assurer la tenue des agendas et le suivi du calendrier des réunions ;
- Rédiger et mettre en forme des courriers, notamment les invitations adressées aux experts et personnalités auditionnés dans le cadre des travaux des comités et groupes de travail ;
- Préparer et assurer le suivi des documents nécessaires aux réunions ;
- Assurer le classement et l'archivage des courriers et documents de la direction.
Organisation des réunions et logistique
- Préparer les réunions des comités et groupes de travail (convocations, réservations de salles, préparation des dossiers) ;
- Assurer la gestion des déplacements liés aux activités ;
- Veiller au bon déroulement logistique des réunions.
Gestion administrative et budgétaire
- Gérer les relations avec les prestataires ;
- Suivre les devis, bons de commande et factures liés aux activités du service ;
- Participer au suivi administratif des dépenses et à l'élaboration du budget de la direction.
Appui aux activités du service
- Contribuer à la veille médiatique et documentaire en lien avec les thématiques des comités et groupes de travail ;
- Participer à des sujets connexes en fonction des activités de la direction et des compétences, centres d'intérêt et aptitudes de l'agent.
Le profil recherché
COMPÉTENCES REQUISES / PROFIL RECHERCHÉ :
Niveau de diplôme: niveau Baccalauréat ou Bac +2
Une expérience dans un emploi comparable serait un véritable plus
Connaissances techniques indispensables
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (suite Office) et d'Internet ;
- Bonne maîtrise de la langue française, à l'écrit comme à l'oral ;
- Notions d'anglais écrit ;
- Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion administrative ;
- Un intérêt pour les questions scientifiques constituerait un atout supplémentaire
Savoir-faire
- Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique ;
- Savoir rédiger et mettre en forme des documents administratifs ;
- Savoir organiser et suivre plusieurs activités simultanément ;
- Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus simples ;
- Savoir hiérarchiser, classer et archiver des documents ;
- Savoir analyser des factures
- Savoir analyser des documents excel (suivi administratif des dépenses)
- Faire preuve de rigueur, de fiabilité et d'autonomie dans l'organisation de son travail ;
- Gérer les priorités et les délais.
Savoir être
- Discrétion et respect de la confidentialité ;
- Courtoisie et aisance relationnelles avec des interlocuteurs variés ;
- Sens du protocole
- Sens de l'organisation ;
- Sens du service ;
- Bon relationnel et aptitude au travail en équipe ;
-
Compétences requises
- Gestion de l'emploi du temps
- Sens du relationnel
- Anglais
- Travail en équipe
- Logiciels bureautiques
- Autonomie
- Archivage des données
- Excel
- Compte-rendu
- Facturation
- Traitement du courrier
- Français
- Sens de l’organisation