Assistant de Direction H/F - Muséum National d'Histoire Naturelle (MNHN)

Sous l'autorité de la Directrice des Relations européennes et internationales du Muséum national d'Histoire naturelle, le/la titulaire du poste assure le suivi administratif et la gestion budgétaire de la DREI.

A ce titre, il/elle contribue à la gestion administrative et financière des activités de la DREI, en appui à sa Directrice, et assure un soutien logistique et administratif auprès des membres de la Direction afin de garantir son bon fonctionnement.

Gestion administrative :

- Gestion du secrétariat et de l'agenda de la direction ;
- Réception, tri et transmission du courrier et parapheurs ;
- Saisie et mise en forme de courrier ;
- Transcription, présentation, organisation et transmission d'informations techniques (recherche d'informations sur internet, diffusion d'informations aux départements et directions, mise en ligne d'informations sur l'intranet),
- Rédaction de comptes rendus, notes, documents de synthèse ;
- Organisation de réunions et de rendez-vous (internes et externes) ;
- Préparation des dossiers nécessaires aux réunions ;
- Contribution à l'organisation de visites et d'accueil de délégations étrangères ;
- Contribution à l'organisation logistiques d'événements internationaux, en France et à l'étranger ;
- Organisation de déplacements (ordres de missions, réservations titres de transport et hébergements, états de frais, et certificats administratifs) ;
- Alimentation des bases de données (contacts, conventions, correspondants internationaux...) ;
- Diffusion d'informations aux correspondants internationaux ;
- Gestion des archives papiers et électroniques de la direction ;
- Gestion de la diffusion d'informations vers l'interne et l'externe (intranet, Newsletter, page web) ;
- Assistance et soutien quotidiens à l'équipe ;
- Gestion des ordres de missions de la direction ;
- Gestion des demandes de commandes de fonctionnement de la direction (devis, fiche fournisseur, saisine du SGA);
- Contribution à l'élaboration du budget annuel de la direction et à son exécution ;
- Suivi de la consommation budgétaire des crédits fléchés attribués à la DREI (par le Ministère de l'Environnement ou d'autres institutions)

- Bonne maîtrise des outils bureautiques et capacité à se former à de nouveaux logiciels liés à la gestion administrative et RH ;
- Bonnes capacités de communication écrites et orales, ainsi que qualités rédactionnelles ;
- Connaissance du fonctionnement des administrations publiques ;
- Maîtrise de l'anglais indispensable ;
- Sens de l'organisation, rigueur, fiabilité et discrétion ;
- Capacité à gérer les priorités, à respecter les délais, les procédures et la réglementation ;
- Réactivité, autonomie, esprit d'initiative et polyvalence ;
- Aptitude au travail en équipe et capacité à adapter ses activités dans l'intérêt collectif du service ;
- Disponibilité et sens du service.

• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• Anglais
• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Compte-rendu
• Pro-activité
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Capacité d’adaptation