Gestionnaire Administratif Jaussen & Savignac H/F - Université Paris I - Panthéon- Sorbonne

L'UFR 03 Histoire de l'art et Archéologie de l'université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est aujourd'hui l'un des plus importants départements dans le monde par le nombre de ses étudiants (près de 2500 de la licence au doctorat) et de ses enseignants (plus de 70 titulaires), la qualité reconnue de ses équipes de recherche, mais surtout par la variété des thématiques couvertes, de la préhistoire à l'époque contemporaine, dans presque toutes les zones du globe, sur les cinq continents.

Les formations proposées, de la licence au doctorat, offrent des débouchés professionnels variés dans les métiers de la culture, de l'art, du patrimoine et de la recherche, ainsi que dans l'administration, le journalisme et le monde de l'entreprise, en France comme à l'international.

Missions principales:

- Gestion de la scolaritédu programme de formation Jaussen & Savignac (accueil et information des étudiants et enseignants, suivi du recrutement et des inscriptions ainsi que du déroulement du cursus des étudiants).

- Gestion administrative: suivi du recrutement des doctorants et post-doctorants, suivi des activités des doctorants contractuels et des post-doctorants du Programme Jaussen & Savignac, organisation d'événements scientifiques (Séminaire «hors les murs», séminaires post-doctoraux, ...).

Niveau et nature des responsabilités essentielles:

- Le/La gestionnaire gère les dossiers d'inscription et accompagne les étudiants (FLE + M1), en assurant le lien avec la scolarité de l'EHAAS, le CAVILAM et Vos Alchimistes. Il/Elle est l'interlocuteur principal pour toutes les questions administratives, pédagogiques et pratiques (enseignements, examens, relevés de notes), avec un suivi minimal en M2.

Pour les doctorants et post-doctorants, il/elle suit leur recrutement et gère les missions et événements scientifiques.

Activités principales:

Scolarité :

- Assurer l'accueil des étudiants et la disponibilité au bureau et en salle d'enseignement ; répondre aux demandes liées à la scolarité.

- Suivre les recrutements et accompagner les candidatures et inscriptions (appel à candidatures + jury pour le FLE ; eCandidat + commission pédagogique pour M1 et M2).

- Organiser le cursus de M1 : planning des cours et examens, suivi de l'assiduité, collecte et saisie des notes, édition des relevés.

- Assurer le lien avec le CAVILAM (suivi des étudiants en FLE à Vichy) et avec « Vos Alchimistes » pour les démarches administratives des étudiants saoudiens hors université.

- Diffuser l'information aux étudiants et enseignants et maintenir à jour les supports numériques et brochures.

Gestion administrative :

- Suivre les recrutements des doctorants et post-doctorants : calendrier, appels à candidatures, auditions, jury.

- Soutenir leur activité : gestion des missions (ordres de mission, déplacements, réservations via Amplitudes), suivi budgétaire, soutien aux activités scientifiques collectives.

- Coordonner le Séminaire « Hors les murs » annuel : lieu, hébergement, restauration, sortie pédagogique.

- Participer à l'organisation des événements scientifiques (séminaires, colloques) : salles, missions des intervenants, prestataires, en lien avec la gestionnaire financière.

- Gérer les adresses fonctionnelles de messagerie et assurer le classement et l'archivage des documents.

Compétences requises ou souhaitées:

Niveau de diplôme requis: Bac +3

Connaissances:

- Connaissance des métiers de la scolarité et de la gestion administrative en contexte universitaire;

- Connaissance des enjeux actuels de l'enseignement supérieur et recherche français (fonctionnement des universités, relations internationales, etc.);

- Connaissance souhaitée des contextes proche-orientaux et du fonctionnement de l'archéologie au Proche Orient.

Compétences opérationnelles:

- Maîtrise de l'anglais (lu, parlé, écrit);

- Connaissance en arabe appréciées;

- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Word et Excel), des logiciels APOGEE, Hyperplanning et de la plateforme mon master.gouv, et de messagerie électronique.

Compétences comportementales :

- Écoute et communication;

- Aptitudes relationnelles (accueil et l'information du public, travail en équipe);

- Autonomie et sens du travail en équipe;

- Capacité de conviction et d'adaptation;

- Réactivité, polyvalence, rigueur, organisation;

- Respect des échéances (calendrier universitaire, procédures de recrutement);

- Respect des consignes et procédures.