Adjointe au Chef de Section Soutien et Services 3S H/F - Service Public

Le bureau des PRESTATIONS est chargé d'assurer des prestations de service pour l'administration centrale et les cabinets ministériels.
Le bureau s'articule autour de 3 sections et comprend 19 personnes (7 cat.A - 10 cat.B - 2 cat.C).
Ces prestations recouvrent les services logistiques nécessaires au bon fonctionnement du ministère :
- Le nettoyage des différents sites; L'habillement de certaines catégories de personnels, la location et l'entretien du linge et de vêtements professionnels ; L'entretien des espaces verts ; la fourniture de décoration florale ; La maintenance des équipements de cuisines des cabinets ministériels ; Les fournitures de bureaux ; La fourniture de papier des administrations centrales ; Les prestations de collecte, d'évacuation et de traitement des déchets ; L'organisation de prestations de manutention et de déménagement ; L'aménagement en mobiliers professionnels des différents sites de l'administration centrale.

L'adjointe à la cheffe de section a pour mission d'appuyer la cheffe de section dans ses missions, la remplacer en son absence et d'assurer la gestion des dossiers dont elle a la charge :

- Activités principales :
o Suivi des prestations de langue des signes, des demandes de boucles magnétiques
o Suivi des dépenses liées aux location des salles
o Suivi des inscriptions aux séminaires
o Suivi des demandes hors marché des Cabinets et des directions
o Participation aux réunions budgétaires organisées par BBS et la chargée de mission budgétaire

- Activités annexes :
o Le remplacement de la cheffe de section, en son absence, dans les missions ci-dessous :
- Le contrôle des demandes d'achat via chorus-formulaire et les services fait relatifs aux achats et le suivi
des dépenses de la section
- Le pilotage de l'activité de la section
- La validation des congés

o en renfort de la cheffe de section :
- Rédaction du bilan annuel d'activité du bureau avec le chargé de mission en charge des marchés du
bureau
- Rédaction de notes, de compte-rendus et de fiches de procédures
- Le suivi budgétaire

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)
Connaissances :

- Organisation, méthode et processus **
- Hygiène, sécurité et conditions de travail **
- Règles de la gestion budgétaire et comptable **
- Droit et procédures des marchés publics **
- Applications informatiques et leurs fonctionnalités (Word, Excel...) **

Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attente

- Travailler en équipe ***
- Autonomie et sens de l'initiative ***
- Adaptabilité professionnelle ***
- Réactivité ***
- Polyvalence ***
- Sens de l'écoute et du dialogue **
- Rigueur et méthode ***

Savoir-faire :

- Superviser les prestataires externes et contrôler la bonne exécution de leurs interventions **
- Mettre en oeuvre une procédure **
- S'organiser ***
- Planifier ***
- Anticiper ***
- Travailler en mode projet ***
- Rendre compte ***
- Gérer un budget **