Les missions du poste
La DNE est une direction commune au secrétariat général et à la direction générale de l'enseignement scolaire. La DNE se construit autour de différentes structures comme la transformation numérique (TN), les services numériques (SN), le socle numérique (SOCLE), les services numériques pour l'administration centrale (AC), l'administrateur ministérielle des données (AMD). Elles ont en charge l'animation de réseaux en territoire mais aussi la gestion, la production et le support de projets à enjeux nationaux (examens, concours, bourses...).Afin de leur permettre de mener à bien ces missions, la DNE dispose de structures transversales : département de la stratégie et des partenariats (DSP) et la mission de la programmation des affaires générales (MPAG), qui comprend le bureau du budget et du contrôle de gestion, le bureau de pilotage des ressources humaines, le bureau de la communication et le pôle programmation.La direction coordonne en parallèle le volet numérique de l'activité des opérateurs de l'enseignement scolaire (CNED, Réseau Canopé, ONISEP...) et conduit la politique partenariale avec les acteurs publics et privés de la filière numérique.
Rattaché(e) directement à la cheffe de cabinet, vous assurez le secrétariat de la direction du numérique pour l'éducation (le directeur et ses 2 adjoints).
Il s'agit d'un rôle central d'appui, de coordination et de sécurisation du fonctionnement de la direction.
Vous contribuez, par votre positionnement transversal, à la fluidité des échanges, à la fiabilité des processus administratifs et à la qualité de l'organisation du travail de l'équipe de direction.
Assister le directeur et ses adjoints dans l'exercice de leurs fonctions :
Gérer les agendas complexes du directeur et de ses adjoints, en hiérarchisant les priorités et en anticipant les échéances
Préparer les dossiers et supports nécessaires aux réunions, rendez-vous et instances
Organiser les réunions en présentiel ou en distanciel (convocations, réservation de salles, logistique)
Gérer les déplacements professionnels (ordres de mission, réservations, suivi via CHORUS DT)
Assurer le contrôle formel et la circulation des documents à signature, notamment via l'outil de parapheur électronique ELISE
Coordonner et réaliser les activités administratives du secrétariat de direction :
Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
Gérer la messagerie fonctionnelle de la direction (tri, orientation, suivi des réponses)
Réceptionner, enregistrer, diffuser et assurer la traçabilité des courriers et documents, sous format papier et numérique
Veiller au respect des délais de traitement et de réponse
Saisir, mettre en forme, reproduire et diffuser des documents administratifs et institutionnels, suivre la circulation des parapheurs via l'application ELISE
Organiser l'archivage papier et numérique dans le respect des règles en vigueur
Élaborer et tenir à jour des tableaux de suivi de l'activité
Contribuer au fonctionnement collectif et à la vie de la direction :
Assurer le soutien logistique de l'activité (fournitures, équipements, signalétique)
Gérer les plannings prévisionnels de congés et contribuer à l'organisation des permanences
Participer à l'organisation de séminaires, réunions élargies et événements internes
Contribuer à l'accueil et à l'installation des nouveaux arrivants
Assurer le lien avec les autres secrétariats de la direction, de l'administration centrale et des cabinets
Appui transversal et missions complémentaires :
Apporter un appui administratif sur des dossiers transversaux confiés par le directeur ou ses adjoints
Participer à l'amélioration et à l'adaptation des processus administratifs de la direction
Contribuer, le cas échéant, à la diffusion d'informations internes (rédaction de communications, contribution à la lettre interne DNE et à la mise à jour de supports partagés: annuaire, organigramme, espaces collaboratifs)
Le profil recherché
Vous maîtrisez (niveau expert) les techniques du secrétariat et les outils bureautiques courants (Word, Excel, Powerpoint, Outlook).
À l'aise avec les environnements numériques, vous utilisez efficacement les logiciels métiers de l'administration: Elise (parapheur électronique), Chorus DT (frais de déplacement), Réponses (réponses aux questions parlementaires), ...
Vous connaissez les règles et procédures internes, l'organisation ministérielle et les méthodes de classement et d'archivage papier ou numérique.
La connaissance du système éducatif, de la jeunesse, de l'enseignement supérieur, de la recherche et des sports constitue un atout.
Rigoureux(se), discret(ète) et efficace, vous savez allier organisation, méthode et gestion des priorités.
Votre aisance relationnelle, votre adaptabilité et votre réactivité vous permettent de travailler aisément en équipe comme en autonomie.
Enfin, vous bénéficiez d'une bonne capacité d'expression orale et écrite.
Compétences requises
- Outlook
- Gestion de l'emploi du temps
- Traitement du courrier