Assistant de Direction H/F - Morgan Philips Specialist

Morgan Philips Specialist Recruitment (anciennement Fyte) société du groupe Morgan Philips, est spécialisée dans le sourcing, l'évaluation et le recrutement de talents en CDI, CDD et intérim. Nos consultants, experts par secteur et par fonction, assurent un accompagnement sur-mesure à chaque étape du processus de recrutement. Grâce à une approche qui combine l'expertise humaine et les innovations technologiques, nous aidons nos clients à identifier, attirer et sélectionner les meilleurs profils pour la réussite de leurs projets.Notre client, un Family Office d'une dizaine de collaborateurs, basé à Paris, recherche un Assistant de Direction F/H.

Véritable bras droit du Dirigeant, l'Assistant de Direction lui permet de se concentrer sur son coeur de métier en prenant en charge l'ensemble des sujets administratifs et organisationnels.
À ce titre, il est un interlocuteur clé, représentant l'entreprise et son Dirigeant aussi bien en interne qu'en externe, en lien étroit avec les clients, les collaborateurs et les partenaires.

Ce poste requiert une excellente présentation, un très bon relationnel, un sens aigu de la diplomatie et une culture forte de la confidentialité. Personne de confiance, l'Assistant de Direction est au coeur de l'information et des décisions.

Missions principales
Assistanat de Direction

* Filtrer les appels, accueillir les clients et visiteurs
* Gérer l'agenda du Dirigeant : réunions, rendez-vous, priorités
* Organiser et préparer les déplacements
* Gérer le courrier (papier et mails) : tri, transmission, classement et archivage
* Assurer le suivi quotidien avec le Dirigeant de l'avancement des dossiers
* Gérer le classement papier et numérique
* Être l'interface des interlocuteurs internes et externes et coordonner la circulation de l'information

Client servicing

* Préparer les dossiers et les ordres du jour des rendez-vous
* Rédiger les comptes rendus
* Répondre aux demandes des clients (support administratif, sujets de vie courante...)

Office Management

* Gestion des services généraux
* Facturation :

* Préparation des éléments de facturation en lien avec les équipes et l'expert-comptable
* Établissement, édition et envoi des factures

* Préparation de la liasse comptable mensuelle
* Informatique :

* Centralisation des demandes des collaborateurs et coordination avec le prestataire informatique
* Suivi des abonnements et du matériel informatique

Marketing & Communication

* Mise à jour du site internet (blog, revue de presse, contenus)
* Mise en page et diffusion de la newsletter
* Communication sur les réseaux sociaux

De par la diversité de ses missions, l'Assistant de Direction évolue dans un environnement sans routine. Il fait preuve de réactivité, d'adaptabilité et d'une bonne résistance au stress et à la pression.
Très organisé, il sait hiérarchiser les priorités et gérer plusieurs sujets simultanément. Proactif, il s'adapte aux imprévus du quotidien avec efficacité et discrétion.
La confidentialité est un élément central du poste, en raison de l'accès à des informations sensibles.

* Expérience : Min. 5 ans sur un poste d'Assistant ou Office Manager en Family Office, M&A ou Gestion de Patrimoine.
* Anglais courant indispensable.

Conditions du poste

* Poste basé à Paris 8
* Pas de télétravail
* Rémunération : 42-48 K€ selon profil + bonus + participation/intéressement
* Poste à pourvoir immédiatement
* CDI 39h

• Gestion de l'emploi du temps
• Anglais
• Traitement du courrier