Secrétaire Polyvalent - Secrétaire Polyvalente H/F - Cabinet C.Baudrier

Agence immobilière spécialisé en syndic de copropriété et gestion locative , recherche un(e) assistant(e)/ secrétaire polyvalent(e) afin d'assister le gestionnaire.

2. Gestion locative :

Suivi des dossiers locataires et propriétaires (baux, congés, renouvellements, états des lieux).
Gestion des loyers : enregistrement des paiements, suivi des impayés, relances.
Préparation des annonces de location, diffusion et organisation des visites.
Suivi technique des logements : demandes d'intervention, devis, suivi des prestataires.
Rédaction de courriers et documents contractuels (baux, avenants, quittances).

3. Syndic de copropriété :

Préparation et envoi des convocations et procès-verbaux d'Assemblées Générales.

Suivi des décisions votées et mise en oeuvre des travaux avec les prestataires.

Tenue des dossiers de copropriété (administratifs, financiers et techniques).

Assistance dans la gestion comptable : appels de fonds, suivi des règlements, relances.

Réception et traitement des réclamations et demandes des copropriétaires.

4. Support administratif et organisation interne :

Classement et archivage des documents (papier et numérique).

Utilisation et mise à jour des outils internes (logiciel de gestion, tableaux de suivi, CRM).

Participation à la digitalisation et à l'amélioration des process internes.

Coordination entre les différentes activités

Expérience appréciée dans le domaine, début accepté.

Aisance au téléphone, auto olie et réactivité

Experience: Débutant accepté

Compétences: Comptabilité générale,Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Réaliser des opérations comptables,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Agences immobilières

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.

• Gestion de l'emploi du temps
• Logiciels bureautiques
• Capacité d'écoute
• Traitement du courrier
• Rédaction de courriers