Assistant Ressources Auprès du Chef de Cabinet H/F - Ministère de l'Europe et des Affaires étrangères

Description synthétique du poste

- Assister un responsable dans l'organisation quotidienne de son travail
- Préparer et organiser les déplacements du ministre délégué et de ses collaborateurs
- Contribuer au bon déroulement des activités du cabinet du Ministre délégué

Activité principale

- Gestion des missions en tant qu'assistant et responsable NotilusInOne : saisie des ordres de mission, réservation des billets et des hôtels, préparation des états de frais
- Filtrage téléphonique
- Contact avec les interlocuteurs internes et externes par téléphone et par courriel : apport et demande de renseignements
- Gestion de l'agenda : prise de rendez-vous, réponse aux invitations, inscription aux événements, tenue de l'agenda électronique, coordination avec les chauffeurs
- Traitement du courrier : mise sous pli, adressage, préparation de bordereaux de transmission
- Traitement de documents : impression, numérisation, classement, préparation des dossiers en vue des réunions
- Révision et mise en forme de textes (lettres, notes, allocutions)
- Enregistrement du courrier
- Suivi du dossier décoration (ONM et LH)
- Édition de documents d'organisation ou de coordination du cabinet
- Appui à l'organisation des événements
- Coordination des besoins de transport des membres de cabinet
- Préparation des dossiers du Ministre

Profil statutaire du poste

Détachement sur emploi : - agent titulaire de la fonction publique de catégorie C ; - rémunération en fonction de l'indice majoré et du groupe de prime associé au poste. Autres voies de recrutement : - agent titulaire de la fonction publique de catégorie C en détachement sur contrat - agent contractuel recruté en CDD, avec une rémunération selon expérience et qualifications, dans une fourchette allant de 24 072 à 37 380 euros annuels bruts

Durée d'affectation attendue

Par contrat : détachement sur contrat ou contrat à durée déterminée d'un an.

Compétences attendues
Connaissance
- Gestion administrative et budgétaire - Pratique
- Gestion de l'information - Pratique
- Ministère et ses réseaux - Maîtrise
- Techniques de communication - Maîtrise
- Techniques de rédaction - Pratique

Savoir-faire
- Accueillir une personne, du public - Expert
- Assister - Expert
- Maîtriser les délais - Expert
- Mettre en forme un document - Maîtrise
- Rechercher des données, des informations - Maîtrise
- Rendre compte - Maîtrise
- Travailler en réseau - Maîtrise

Savoir-être
- Aptitude à l'écoute - Expert
- Etre autonome - Expert
- Etre rigoureux - Expert
- Faculté d'adaptation - Pratique
- Faire preuve de discrétion - Expert
- Réactivité - Expert
- Sens de l'organisation - Expert

Compétence outil
- Bureautique - Expert