Igf-Assistant·e de Direction H/F - Service Public

Le (la) titulaire du poste assurera les fonctions d'assistant-e à la Cheffe du Service de l'Inspection générale des finances et ses deux adjoints.

Le poste consiste à assister dans l'organisation quotidienne du travail et à contribuer au bon déroulement des activités en assurant un soutien technique. En fonction des besoins, l'assistant-e de direction pourra en effet être mobilisé-e en appui du bon déroulement des missions du Service.

Les activités principales sont:

- Accueillir les visiteurs et fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes

- Réceptionner les appels téléphoniques et filtrage des appels

- Organiser l'activité (tenue de l'agenda, prise de RDV, préparation et impression des dossiers afférents, organisation des réunions)

- Gérer la planification de rendez-vouset deplanningscomplexes

- Préparer et organiser les différents formats de réunions du service(convocations, dossiers, réservation de salles ...)

- Mettre à jour des bases de contacts des correspondants

- Concevoir, rédiger et mettre en forme de courriers, rapports et notes

- Assurer la continuité de service, en binôme avec une assistante, notamment lors de ses absences.

Attributions

Le (la) titulaire du poste aura en charge :

- l'accueil physique et téléphonique ;

- la tenue des agendas et calendriers d'activités ;

- l'archivage papier et numérique ;

- l'appui sur la constitution et l'élaboration des dossiers ;

- l'interaction avec les collaborateurs et bureaux de l'IGF;

Principaux interlocuteurs

Doté-e de très bonnes qualités de rédaction et d'organisation, l'assistant-e sera régulièrement en contact avec des interlocuteurs de haut niveau (cabinets ministériels, autres inspections...) comme avec les structures logistiques du ministère (accueil, reprographie etc.), ainsi qu'avec l'ensemble du collectif de travail du Service.

La majorité des activités d'assistanat se déroulent via les outils et applications du service et des Ministères Economiques et Financiers. Des formations à la prise de poste sont organisées en interne ou/et du ministère afin d'appréhender l'usage de ces outils et applications.

Savoirs :

-Environnement administratif, institutionnel et politique

-Techniques de secrétariat

-Bureautique, outils collaboratifs et de visioconférences

-Classement, archivage

Savoir-faire :

- Organisation de l'activité, préparation des RDV et des déplacements

- Expression écrite et orale

- Réactivité et gestion des priorités

- Accueil physique et téléphonique

- Maîtrise d'Outlook et du Pack Office (notamment Word, Excel, PPT, Outlook...)

Savoir-être :

- Sens du relationnel et du travail en équipe

- Adaptabilité

- Être force de proposition

- Capacité d'initiative et d'autonomie

- Appétence à l'enrichissement des connaissances et à la formation

- Représentation et disponibilité

- Capacité à résister au stress et au travail en urgence

- Très grande discrétion

Niveau d'études requis :

Niveau IV : Baccalauréat ou diplôme équivalent.

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• Classement des dossiers
• Word
• PowerPoint
• Traitement du courrier