Adjoint en Gestion Administrative H/F - 75

La faculté de médecine :

Ouverte en 1980, la Faculté de médecine de l'université Paris-Saclay est l'une des 7 facultés de médecine d'Ile de France. Elle forme des étudiants au métier de médecin, puis les accompagne tout au long de leur parcours professionnel et contribue par la recherche, étroitement liée à la pédagogie et aux soins, à l'avancée sur la connaissance au service des patients.

La Faculté de médecine compte :

· 7.000 étudiants

· 300 enseignants-chercheurs

· 150 personnels BIATSS

Outre les études médicales initiales, la Faculté propose plusieurs Masters, 3 Ecoles doctorales, plus de 100 DU dans le cadre de la Formation Continue, un département de soins infirmiers avec 7 IFSI rattachés, un département universitaire de formation en kinésithérapie, un institut de formation des manipulateurs radio, un Institut de formation supérieure biomédicale IFSBM, un centre d'enseignement par simulation.

Ses hôpitaux de rattachement sont :

L'hôpital du Kremlin-Bicêtre (Le Kremlin-Bicêtre)
L'hôpital Paul Brousse (Villejuif) L'hôpital
Antoine Béclère (Clamart)
Le Centre de Lutte Contre le Cancer Gustave Roussy (Villejuif)
Dans le domaine de la recherche, la Faculté compte 25 unités de recherche, 1 structure fédérative de recherche, 1 UMS, 1 LabEX...

Mission et positionnement de l'agent :

Au sein du Service des Études et de la Vie Étudiante de l'UFR Médecine, l'adjoint.e en gestion administrative est l'interface entre le chef de service, les usagers, les secrétariats pédagogiques et les enseignants. Il/Elle assure la gestion administrative et pédagogique des étudiants inscrits en Master.

1. Accueil et information

· Assurer l'accueil et l'information des usagers

· Participer à l'amphi d'accueil de rentrée

· Répondre aux demandes téléphoniques, par courrier et mail

· Assurer le lien avec les Responsables Masters

2. Gestion administrative du cursus de l'étudiant

Inscriptions administratives :

· Réaliser, vérifier, corriger et valider les dossiers d'inscription administrative des étudiants en Master

· Éditer et organiser la délivrance du certificat de scolarité et de la carte étudiant

· Établir un premier niveau de diagnostic des problèmes rencontrés par l'étudiant pour se connecter

aux applications de l'université

Gestion de la scolarité :

· Réaliser les inscriptions pédagogiques en Master

· Coordination et reprise des données des secrétariats pédagogiques délocalisés sur différents

sites

· Coordination et reprise des données des secrétariats pédagogiques délocalisés sur différents

sites

· Diffuser les plannings d'enseignement et calendrier des examens

· Gestion et suivi des examens (organisation, report de notes, procès-verbaux, délibérations,

résultats)

· Établir les placements dans les salles d'examens et les listes d'émargements

· Assurer les émargements d'entrée et de sortie lors des épreuves

· Extraire les notes et établir les PV de résultats pour les délibérations

· Diffuser les résultats après délibérations

· Gérer les demandes de consultation de copie

· Assurer l'ensemble des actes nécessaires à la délivrance et archivage des diplômes,

certifications, et attestations de réussite

· Gestion des PV sur le site Web de la faculté

3.Participation à l'ensemble des activités de la structure

· Renseigner des tableaux de bord et enquêtes diverses

· Archiver, classer trier les documents relatifs aux activités du service

4.Participation aux opérations collectives du SEVE, notamment :

· Aux Examens Cliniques à Objectifs Standardisés (ECOS)

· Aux Epreuves Classantes Nationales informatisées (ECNi)

· De manière générale à tout événement spécifique lié à l'activité pédagogique ou à la vie

étudiante.