Chargée de Formation et de Suivi du Déploiement - Programme Portalis Cabinet H/F - 75

Portalis est un programme de la direction des services judiciaires du ministère de la Justice pleinement inscrit dans le plan de transformation numérique (PTN) de la Justice. Il a pour objectif la refonte des 8 applicatifs métiers actuellement utilisés en juridiction en matière civile (Winges CPH, WinCi TGI, WinCi CA, CITI, TUTI Maj, TUTI Min, NATI, SATI), en un applicatif modernisé ayant vocation à devenir le socle commun de la chaîne applicative civile.

L'applicatif de la justice civile de demain, déjà déployé au sein de 209 conseils de prud'hommes, poursuit son déploiement national au sein des 125 juridictions de proximité, des 164 tribunaux judiciaires et d'ici fin 2028 au sein des 36 cours d'appel.
Le déploiement de l'applicatif Portalis s'inscrit dans une démarche participative qui place au coeur des stratégies les acteurs locaux, dont les ATN, RGIA, RGI, les chefs de projet, les écoles nationales et les utilisateurs finaux (environ 12 900 personnes).

Le bureau de l'accompagnement métier que rejoindra le/la chargé(e) de la conduite du changement / déploiement agit sur un périmètre pluridisciplinaire au sein du programme Portalis avec plusieurs objectifs à savoir :
- Piloter la mise en oeuvre du déploiement et le suivi des expérimentations de l'outil
- Accompagner les utilisateurs dans l'appropriation de l'outil en s'appuyant sur les acteurs locaux (ATN, RGIA, RGI)
- Assurer la communication du programme
- Contribuer à l'amélioration continue de l'outil1. Formation et accompagnement des utilisateurs finaux
Animer des sessions de formation essentiellement sur le terrain ou à distance auprès des utilisateurs finaux (personnels de greffe, directeurs de greffe, magistrats) en substitution ou en renfort des acteurs locaux (ATN/RGIA) dans les ressorts non couverts.
Assurer un accompagnement de proximité des utilisateurs lors des temps forts de la procédure:
- Premiers enregistrements d'affaires
- Premières utilisations de l'applicatif
- Consolidation du geste métier et des automatismes
· Adapter les contenus pédagogiques aux profils des utilisateurs et aux besoins locaux, voire spécificités locales.
Identifier les besoins complémentaires de formation et formuler des propositions d'amélioration continue des contenus et dispositifs de formation existants.

2. Coordination du dispositif de formation continue
Gérer et coordonner les comptes de formation dans l'environnement dédié (affectations, paramétrage et suivi), afin de garantir la continuité entre les formations initiales et continues.
Faciliter la communication et la cohérence des pratiques auprès des acteurs locaux.

3. Identification des besoins d'e-learning et d'enrichissement documentaire
Observer les pratiques et identifier les lacunes récurrentes rencontrées par les utilisateurs lors des formations.
Formuler des propositions concrètes d'e-learning de renforcement, de tutoriels ou de fiches de bonnes pratiques à destination du pôle conduite du changement.
Contribuer à la mise à jour et à l'amélioration des guides utilisateurs, supports de formation et documentation en ligne.
Participer à la conception ou à la relecture de la documentation pédagogique (e-learning, guide du formateur, livret de formation, manuel utilisateur, fiches pratiques)

4. Suivi du déploiement et appui opérationnel
Contribuer au respect du calendrier national de déploiement en intervenant sur les juridictions à fort enjeu ou en difficulté.
Alimenter les tableaux de bord de suivi (taux de formation, avancement, incidents, planification).
Appuyer la coordination entre le bureau de l'accompagnement métier (BAM) et les équipes de conception pour relayer les retours du terrain.
Contribuer à la préparation et à l'animation des bilans de déploiement et séminaires de formation.

5. Identification et valorisation des utilisateurs clés
· Identifier sur le terrain les utilisateurs clés - agents particulièrement investis ou pédagogues - susceptibles de devenir des relais internes
· Valoriser ces profils et les impliquer dans la communauté d'utilisateurs Portalis - ateliers de co-construction, bêta-tests
· Favoriser la diffusion des bonnes pratiques et des retours d'expérience issus du terrain.