Assistante de Direction H/F - Université Paris Cité

PRÉSENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D'ACCUEIL DU POSTE

Composante de la Faculté de Santé de l'Université Paris Cité, l'UFR d'Odontologie a donné dès son édification, à la recherche biomédicale, une place prépondérante en créant et en soutenant le développement de laboratoires au sein desquels les enseignants et les étudiants participent à des projets de recherche clinique fondamentale. L'UFR d'Odontologie Université Paris Cité est l'une des quinze UFR d'odontologie de France.DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS
- Accueil téléphonique et physique des personnels administratifs, des enseignants, des étudiants et du public extérieur ;
- Traitement des courriers postaux et électroniques ;
- Filtrer les appels téléphoniques ;
- Gestion de l'agenda, des déplacements, des réunions ;
- Assurer le circuit des parapheurs entre les différents services : gérer les demandes de mise en signature des différents services et du laboratoire par mail et papier avec la création de bordereaux de signature.
- Saisir et mettre en forme divers documents ;
- Veille, traitement et diffusion des informations internes et externes ;
- Organiser les réunions en présentiel ou zoom , les instances locales et les convocations ;
- Rédiger les comptes-rendus ;
- Gestion logistique (commandes fournitures, réservations déplacements, réservations salles) ;
- Demandes de devis de prestataires, vérifier la conformité des livraisons, services faits des prestations à réaliser ;
- Organiser et préparer la logistique des réunions et événements ;
- Gestion de l'archivage de la Direction ;
- Établir les courriers d'autorisations d'exercices des étudiants et envoi aux conseils de l'ordre
- Gestion des locations de salles, assurer le suivi administratif des conventions , demandes de devis
- Organiser, envoi des convocations de la commission CESP et assurer le suivi des lauréats
- Participer aux élections locales de l'UFR ;

PROFIL RECHERCHÉ
Connaissances
- Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative ;
- Connaissance organisationnelles, fonctionnement et activité de l'enseignement supérieur et des
études de santé.

Savoir-faire - Compétences opérationnelles
- Accueil des interlocuteurs ;
- Assurer la transmission des informations en interne et externe ;
- Organiser et planifier les réunions/ conseils ;
- Traiter l'information (collecte, classement, mise à jour) ;
- Rédiger et mettre en forme les courriers, documents ;
- Savoir informer et rendre compte ;
- Évaluer et hiérarchiser les besoins.

Savoir-être - Compétences comportementales
- Travailler en équipe ;
- Polyvalence et autonomie de travail ;
- Discrétion ;
- Sens du relationnel ;
- Capacité d'anticipation ;
- Force de proposition.
- Gestion du stress
- Savoir organiser et prioriser ses missions selon les contraintes et les échéances

Niveau de diplôme souhaité (le cas échéant)
Niveau IV - Baccalauréat ou diplôme équivalent

• Gestion de l'emploi du temps
• Classement des dossiers
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique