Assistant·e au Sein d'Un Secrétariat Mutualisé - Sdfip H/F - 75

Composition et effectifs du service

Le secrétariat mutualisé de la sous-direction est composé de 2 agents : la responsable et une assistante de catégorie C.

Votre hiérarchie

Le poste d'assistante du secrétariat mutualisé est placé sous l'autorité du responsable du secrétariat, et de la sous-directrice des finances, de l'immobilier et de la performance, ainsi que de son adjoint.

Vos interlocuteurs métiers

Directionnel (Direction des services judiciaires) et inter-directionnel (au sein du ministère).L'assistant.e du secrétariat mutualisé de la SDFIP assure en lien avec la cheffe du secrétariat les attributions classiques d'un secrétariat, à savoir les activités quotidiennessuivantes :

- prise de rendez-vous et gestion de l'agenda,

- accueil physique et téléphonique,

- aide la préparation de réunions,

- organisation des déplacements des agents de la sous-direction via l'application CHORUS-DT et suivi des états de frais,

- répartition du courrier,

- suivi des congés via l'application HARMONIE,

- enregistrement, vérification, suivi et orientation de l'ensemble des parapheurs,

- diffusions et mises en ligne, assistance logistique (commandes de fournitures, demandes d'interventions diverses).

A la demande de la sous-directrice et de son adjoint, ou de sa propre initiative, l'assistant.e est également amené.e à élaborer des outils de suivi sous la forme de tableaux de bord.

Il ou elle assure enfin toute autre mission qui pourrait lui être confiée à titre ponctuel par la sous-directrice et son adjoint.