Academie des Sciences Morales et Politiques - Chargé de Mission Auprès de la Secrétaire Générale H/F - 75

DESCRIPTION DU POSTE

Placé (e) sous la responsabilité du secrétaire perpétuel l'Académie des sciences morales et politiques, et, par délégation de la secrétaire générale, le / la chargé (e) de mission exerce les missions principales suivantes:

Activités secrétariat particulier du secrétaire perpétuel

Secrétariat particulier du secrétaire perpétuel, de la secrétaire générale de l'Académie et des académiciens et correspondants;

Gestion des dossiers administratifs du secrétariat général;

Révision ou constitution de l'ensemble des textes sortant ( courriers, éléments de langage ...)

Gestion du secrétariat courant (commandes, téléphone, inscriptions, logistique des repas et sorties des académiciens...)

Mise à jour des documents et travaux conjoints avec les services supports de l'Institut de France (annuaire, Lettre de l'Institut, etc...).

Activités RH de proximité

Gestion de RH de proximité auprès de l'équipe du secrétariat général;

Suivi des convention de stages, des conventions d'apprentissages et des lettres de mission des collaborateurs occasionnels et alternants;

Supervision du gestionnaire budgétaire

Coordination des prestataires extérieurs: aide à la rédaction des contrats, prévision des moyens, commande et suivi des achats, inscription dans le progiciel...)

Elaboration des ordres de missions et remboursement des frais;

Mise à jour des données RH - rédaction du bilan social;

Participation à la préparation des comités sociaux d'administration (CSA) en assistance au secrétaire perpétuel et à la secrétaire générale

Gestion des congés, CET et notes internes sur la gestion du temps de travail

Activités juridiques

Aide à la mise en place et suivi des marchés publics et accords-cadres;

Rédaction et suivi de conventions et contrats ;

Aide à la mise en place des nouvelles fondations et d'approbation de dons.

Activités complémentaires

En tant que de besoin, le titulaire du poste peut être appelé:

à accueillir le public (manifestations et séances)

à prendre des notes;

à assurer le classement des archives;

à apporter son aide à la secrétaire générale.