Assistant de Direction Aupres des Secretaires Generaux H/F - 75

Missions et organisation du service

Le cabinet assure toutes les prestations de fonctionnement courant du Conseil d'État. il organise les rencontres institutionnelles et les manifestations, il assure le secrétariat du vice-président et des secrétaires généraux du Conseil d'Etat.

Le cabinet comprend en un pôle Secrétariat-Protocole et deux bureaux, le bureau Organisation-Événements, et le bureau Fonctionnement et Moyens.

Au sein du pôle secrétariat-Protocole, le secrétariat des secrétaires généraux prend en charge tous les aspects matériels de l'organisation quotidienne du travail du secrétaire général, des secrétaires généraux adjoints et de la secrétaire générale des tribunaux administratifs et des cours administratives d'appel.

Ce secrétariat travaille en étroite collaboration avec le secrétariat particulier du vice-président. Il a par ailleurs comme principaux interlocuteurs les secrétariats des présidents de juridiction, des chefs de service du Conseil d'Etat, des cabinets ministériels et des directeurs d'administration centrale. Le (la) chef (fe) du secrétariat en coordonne l'activité.

Missions du poste

L'assistant (e) de direction auprès des secrétaires généraux sera garant(e) de la bonne organisation de leurs rendez-vous, réunions et déplacements. Il/Elle aura un rôle d'alerte et de veille avec une démarche d'anticipation pour le bon déroulement des journées de travail.

Disponible, respectueux(se) du travail en équipe et doté(e) d'un grand sens de l'organisation, il/ Elle devra plus particulièrement développer son activité dans les domaines suivants :

1/ organisation de l'activité des secrétaires généraux : tenue et vérification permanente des quatre agendas, prise de rendez-vous, planification, organisation et préparation des réunions ponctuelles et récurrentes, rencontres internes et externes (entretiens bilatéraux ou auditions), préparation des dossiers afférents, réservation de salles et des matériels informatiques, envoi et suivi des invitations.

2/ suivi et rédaction des documents utiles : rédaction et diffusion de documents et comptes-rendus, mise à jour de bases de données pour publipostage, et des procédures.

3/ gestion des déplacements professionnels : établissement des ordres de missions, réservations et commandes des billets de transports et hôtel, états de frais sur le logiciel Chorus DT.

4/ suivi du courrier et préparation des dossiers : enregistrement et traitement du courrier et des parapheurs, classement et archivage papier et numérique des courriers et des documents, mise à jour des bases contacts, rédaction de lettres administratives ou notes.

5/ accueil physique et téléphonique : accueil des visiteurs des secrétaires généraux, gestion des appels téléphoniques.