Office Manager H/F - 75

French Flair SAS est une Agence RSE spécialisée dans l'accompagnement des Missions Handicap des grandes entreprises, la diversité, l'inclusion, l'insertion et le maintien dans l'emploi des personnes en situation de handicap, la QVCT.

Notre site web : www.frenchflair.pro

Notre agence de 10/12 personnes se développe à grande vitesse et nous serons une vingtaine dans un an. Nous sommes donc à la recherche de seniors pour dynamiser et encadrer les équipes.

Rejoignez l'équipe de French Flair et apportez votre touche unique !

Chez French Flair, nous croyons que l'innovation digitale et les valeurs humaines doivent aller de pair. En tant qu'entreprise engagée en Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE), nous avons à coeur de créer un environnement inclusif où chacun, peu importe son parcours, peut s'épanouir. Nous mettons un point d'honneur à soutenir une diversité de métiers humains, à la fois techniques et créatifs, afin de proposer des solutions qui ont du sens et un impact positif sur la société.

Notre équipe se distingue par son esprit de collaboration, son éthique professionnelle et son engagement en faveur du développement durable. Nous créons des sites web, des webapps, ainsi que des projets innovants en réalité virtuelle (VR), réalité augmentée (AR) et réalité mixte (MR) pour nos clients, tout en intégrant des technologies de pointe.French Flair Agency - Paris 14e (75) - CDI
Rémunération : 35 000 à 38 000 € brut annuel selon expérience
Télétravail partiel possible

1. Organisation et Structuration de l'Environnement de Travail
- Structuration de l'écosystème documentaire à l'aide de Notion
- Mise en place d'un système de rappels automatisés dans Notion pour les échéances critiques (déclarations, paiements, renouvellements de contrats)
- Optimisation des abonnements SaaS de l'entreprise pour identifier et éliminer les dépenses redondantes

2. Gestion Administrative et Sociale Digitalisée
- Préparation complète des processus de gestion de la paie RH via PayFit : onboarding, déclarations sociales, suivi des congés et gestion des variables de paie
- Administration financière simplifiée avec Pennylane : intégration automatisée des factures (via OCR), préparation des notes de frais et classification comptable en collaboration avec le Directeur Général
- Centralisation et sécurisation des documents légaux dans une architecture documentaire sur Google Drive, avec système de permissions et de partage adapté

3. Support Opérationnel
- Optimisation de l'expérience collaborateur : approvisionnement du bureau, organisation d'événements team building, gestion des prestataires
- Facilitation du quotidien des équipes : préparation des déplacements, gestion proactive des imprévus, traitement prioritaire des urgences
- Production Communication interne : animation de Slack, création et diffusion de newsletters internes via Notion, partage des informations importantes

4. Innovation et Transformation Digitale
- Exploitation des capacités de l'IA générative (ChatGPT, Claude) pour :
- Rédiger et optimiser des communications internes et externes
- Synthétiser des informations complexes
- Proposition de nouvelles solutions pour accroître l'efficacité opérationnelle, comme :

5. Support conjoint à la direction (20% du temps)

Gestion administrative
- Gestion des l'agenda du Président via Google Calendar
- Préparer les dossiers pour réunions stratégiques
- Rédiger les comptes-rendus
- Centraliser les documents confidentiels
- Coordonner leurs déplacements professionnels