Gestionnaire Scolarité Réf. Duefo-02-Re26 H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Libellé de Fonction : Secrétaire pédagogique

Emploi-type : Technicien en gestion administrative

Catégorie : B

Corps : ITRF

BAP : J

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 1 an)

Mission : Assurer des fonctions polyvalentes d'assistance administrative, pédagogique et logistique au sein du Bureau d'Appui à la Pédagogie : Gestion pédagogique d'un portefeuille de diplômes universitaires et interuniversitaires (DU-DIU)

Activités principales :
- Suivi et mise à jour des listes des étudiants acceptés pour une inscription dans un DU-DIU
- Assistance administrative aux responsables des DU-DIU
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
- Coordination pédagogique : organisation des cours, réservation des salles, information des étudiants
- Suivi de l'assiduité aux cours des étudiants avec préparation des listes d'émargements
- Organisation des examens et le recueil des résultats
- Assurer une collaboration étroite avec la scolarité du troisième cycle
- Gérer les différentes commandes des responsables de formation en lien avec la direction des formations et la direction des Finances et achats
- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité du service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur

Connaissances requises :
- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de la faculté de santé SORBONNE UNIVERSITE
- Réglementation applicable à son domaine d'activité professionnelle
- Notions de base en anglais
- Techniques de communication

Savoir-faire :
- Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion administrative
- Connaissances de base en gestion budgétaire
- Utiliser l'outil internet et la messagerie électronique
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité : APOGEE, SIFAC, Globeo, Moodle,
- Utiliser les outils bureautiques Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Access)

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Savoir-faire transversaux :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipeet en autonomie

Savoir-être :
- Excellent relationnel
- Réactivité
- Disponibilité
- Autonomie
- Organisation
- Rigueur et fiabilité

• Secrétariat
• Logiciels bureautiques
• Compétences administratives