Assistant Administratif et Comptable H/F - Opqibi
Assistant Administratif et Comptable H/F
Opqibi · Paris - 75 · CDI
Les missions du poste
L'OPQIBI délivre depuis 1976 des certificats de qualification aux acteurs de l'ingénierie exerçant dans les domaines de la construction, de l'environnement et de l'énergie. Une qualification atteste de la compétence et du professionnalisme d'une structure. Sa vocation est d'aider les maîtres d'ouvrage dans leurs sélections et choix de prestataires capables de mener à bien leurs projets. L'OPQIBI compte actuellement 3 200 structures qualifiées se répartissant plus de 14 000 qualifications.
Pour la partie "assistanat administratif" :
- Accueil téléphonique
- Enregistrement des demandes de dossiers de 1ère demande et envoi aux Postulants
- Enregistrement et accusé réception des dossiers de 1ère demande, contrôle et renouvellement
- Envoi des relances par lettre AR
- Commande et réception des fournitures
- Préparation de la salle de réunion
- Préparation des fournitures pour les salons et congrès
Pour la partie "assistanat comptable" :
- Enregistrement et facturation des achats de dossiers de demande de qualification
- Enregistrement des règlements reçus
- Envoi chaque semaine des factures "fournisseurs" à la comptable de l'organisme
- Vérification des notes de frais selon le barème de l'organisme puis envoi chaque semaine d'un tableau de synthèse à la comptable de l'organisme
- Assurer, en relation avec la comptable, le suivi des factures non réglées
- Assurer, en relation avec la comptable, le suivi des règlements non facturés
- Vérification des règlements par chèque et dépôt chaque semaine à la banque
- Edition et envoi annuels des factures relatives aux cotisations des membres de l'organisme
Pour la partie "assistanat administratif" :
- Accueil téléphonique
- Enregistrement des demandes de dossiers de 1ère demande et envoi aux Postulants
- Enregistrement et accusé réception des dossiers de 1ère demande, contrôle et renouvellement
- Envoi des relances par lettre AR
- Commande et réception des fournitures
- Préparation de la salle de réunion
- Préparation des fournitures pour les salons et congrès
Pour la partie "assistanat comptable" :
- Enregistrement et facturation des achats de dossiers de demande de qualification
- Enregistrement des règlements reçus
- Envoi chaque semaine des factures "fournisseurs" à la comptable de l'organisme
- Vérification des notes de frais selon le barème de l'organisme puis envoi chaque semaine d'un tableau de synthèse à la comptable de l'organisme
- Assurer, en relation avec la comptable, le suivi des factures non réglées
- Assurer, en relation avec la comptable, le suivi des règlements non facturés
- Vérification des règlements par chèque et dépôt chaque semaine à la banque
- Edition et envoi annuels des factures relatives aux cotisations des membres de l'organisme
Le profil recherché
Experience: 5 An(s)
Compétences: Gestion des dossiers administratifs,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Codifier une facture,Archiver des dossiers et documents de référence,Garantir la confidentialité des informations,Gérer les notes de frais : collecter et vérifier les justificatifs papier et/ou dématérialisés, enregistrer ou valider les écritures,Rendre compte de son action, de risques ou d'anomalies au responsable,Répondre aux demandes d'information,Traiter les factures et les paiements,Utiliser les outils numériques
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités des organisations professionnelles
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Compétences: Gestion des dossiers administratifs,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Codifier une facture,Archiver des dossiers et documents de référence,Garantir la confidentialité des informations,Gérer les notes de frais : collecter et vérifier les justificatifs papier et/ou dématérialisés, enregistrer ou valider les écritures,Rendre compte de son action, de risques ou d'anomalies au responsable,Répondre aux demandes d'information,Traiter les factures et les paiements,Utiliser les outils numériques
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités des organisations professionnelles
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Compétences requises
- Outlook
- Notes de frais
- Logiciels bureautiques
- Autonomie
- Excel
- Pack Office
- Word
- PowerPoint
- Facturation
- Permanence téléphonique
- Réactivité
- Confidentialité
