Gestionnaire Administratif et Pédagogique H/F - Université Paris Cité

PRÉSENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D'ACCUEIL DU POSTE
Composante de la Faculté de Santé de l'Université Paris CIté, l'UFR d'Odontologie a donné dès son édification, à la recherche biomédicale, une place prépondérante en créant et en soutenant le développement de laboratoires au sein desquels les enseignants et les étudiants participent à des projets de recherche clinique fondamentale. L'UFR d'Odontologie est la seule UFR d'odontologie d'Ile
de France et l'une des quinze UFR d'odontologie de France.

RÉSUMÉ DU POSTE
Au sein du service de la formation continue, assurer des fonctions polyvalentes d'assistance technique
et logistique auprès des équipes pédagogiques pour appuyer la bonne réalisation de leurs missions
d'enseignement et le bon fonctionnement des disciplines en odontologie.

Gestionnaire pédagogique
- Constitution de tableaux de suivi des personnels participant à chaque formation (attachés
hospitaliers, chargés d'enseignement, intervenants extérieurs)
- Accompagnement administratif des enseignants et intervenants extérieurs dans le cadre des
formations continue : ordre de mission, réservation des transports et logement, suivi des
remboursements
- Assurer un suivi rigoureux des dépenses des budgets de formations continue
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Rédiger ou mettre à jour des documents administratifs, comptes- rendus, courriers types
- Appuyer l'organisation des réunions pédagogiques des formations
Secrétariat de discipline
- Participer à la gestion administrative, financière des disciplines
- Gestion de l'agenda des disciplines, en collaboration avec le responsable de chaque discipline
(participation à des séminaires et/ ou colloques : ordre de missions, réservation du transport et du
logement, suivre les remboursements...)
- Assurer le suivi administratif des publications d'articles
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) des disciplines
- Demande de devis auprès des prestataires
- Assurer un suivi rigoureux des budgets des disciplines
- Suivre les côtisations annuelles aux sociétés savantes

Missions transversales
- Collaborer aux actions d'amélioration continue des procédures internes en lien le service de la
formation continue, du secrétariat de direction et le service financier
- Gestion courante du courrier, de la messagerie et accueil téléphonique
- Organisation et archivage des documents

PROFIL RECHERCHÉ
Connaissances
- Connaissance de l'environnement ESR, de l'organisation et du fonctionnement de l'université,
- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Techniques d'élaboration de documents
- Culture internet
- Techniques de communication
- Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
Savoir-faire - Compétences opérationnelles
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe
- Maîtrise des outils bureautiques
- Mettre en oeuvre une démarche qualité

Savoir-être - Compétences comportementales
- Aptitude à communiquer
- Sens de l'organisation et de la rigueur
- Qualités rédactionnelles
- Autonomie et fiabilité
- Sens du service à rendre
- Capacité d'adaptation

• Anglais
• Logiciels bureautiques
• Pédagogie
• Autonomie
• Compte-rendu
• Techniques de communication
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Capacité d'adaptation
• Gestion administrative
• Démarche qualité