Assistant·e de Contrôle au Secrétariat d'Inspection du Travail H/F - DRIEETS Ile de France

Elle se compose de 3 pôles :
- Un pôle Travail chargé de mettre en oeuvre et d'animer la politique du travail avec deux directions :
la direction des relations et services du travail (mission juridique, mission dialogue social, service de renseignements en droit du travail)
Le pôle travail de l'UD a pour mission d'assurer la mise en oeuvre des politiques dans les domaines du travail, de contrôler le respect de la réglementation du travail et de s'assurer de l'effectivité du droit.
Il est composé de 13 unités de contrôle composées chacune de sections d'inspection du travail.
La direction des services d'inspection du travail divisée en deux secteurs regroupant chacun 5 à 8 unités de contrôle (UC). Chaque UC est placée sous la responsabilité hiérarchique d'un responsable d'UC.
- Un Pôle emploi, entreprises et solidarités qui est chargé de : Contribuer à insérer les jeunes sur le marché du travail : mission locale, apprentissage, garantie jeune..
Protéger l'enfance : suivi des pupilles de l'État, de la commission des enfants du spectacle...
Intégrer les adultes éloignés de l'emploi sur le marché du travail: insertion par l'activité économique, plan d'insertion par l'emploi...
- Pôle Solidarité: Protéger les majeurs vulnérables et les personnes en situation de handicap : aide sociale d'État, financement des services tutélaires et des mandataires individuels...

L'unité de contrôle du 16ème arrondissement est composée de 8 sections d'inspection du travail (11 agents) qui couvrent le 16ème arrondissement de Paris comprenant près de 44 000 entreprises (11% des entreprises parisiennes) principalement dans les secteurs du commerce, de la restauration/hôtellerie, et de l'évènementiel (notamment Roland Garros).

Activités principales :
- Accueil (physique et téléphonique), information et orientation des usagers se présentant sur le site;
- Saisie dans les systèmes d'information du système d'Inspection du Travail ;
- Gestion administrative du courrier, de la messagerie électronique et des dossiers, suivi des instances et des échéanciers ;
- Classement et archivage des documents papiers ainsi que l'archivage électronique ;
- Mettre en forme et valoriser des supports écrits et procédures, relecture attentive des courriers-décisions rédigés par les Inspectrices et inspecteurs du Travail ;
- Gestion des agendas des agents de contrôle ; prise des RDV, et organisation des réunions du service ;
- Organisation et appui matériel à l'activité des agents de l'UC ;
- Prise en charge des aspects logistiques et des moyens matériels de l'unité de contrôle d'un site détaché, gestion des fournitures en lien avec le service logistique de l'unité départementale.

Activités liées à l'appui au contrôle :
- Rédaction de courriers, préparation de réponses écrites aux usagers
- Rédaction de documents d'analyse, de synthèse, de relevés de conclusion et de comptes rendus
- Premier niveau de recherche documentaire
- Alimentation et exploitation des systèmes d'information dédiés et réseaux communs
- Élaboration et mise à jour d'outils de suivi
- Contrôle de complétude des dossiers de demandes transmis aux agents de contrôle par les usagers
- Contrôle de conformité administrative de certaines obligations des entreprises
- Préparation de réponses écrites aux usagers et préparation d'intervention d'un agent de contrôle
- Pré analyse d'une demande de licenciement de salarié protégé proposée à l'inspecteur/ inspectrice
- Fonctionnement de l'UC : compte rendu et relevé de conclusions de réunions internes.

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)

Connaissances :

- Techniques de secrétariat M
- Bureautique et outils collaboratifs M
- Connaître les techniques de recherche et les ressource M
- Connaitre les procédures et les méthodes relatives au contrôle pour apporter un appui efficace:M
- Connaitre les méthodes et procédures d'archivage des documents M
- Environnement administratif, institutionnel M

Savoir-être :
Faire preuve de rigueur***; Savoir s'organiser***; Capacité d'adaptation***
Faire preuve de discrétion professionnelle***; Sens du service public**; Travailler en équipe**
Accueillir du public***
Diffuser une information ***
Sens des relations humaines**
Archiver***
Organiser une activité, une réunion, un événement

Savoir-faire :

Sens de l'organisation et des priorités E
Travailler en équipe M
Savoir apporter une assistance administrative E
Utiliser les applications informatiques spécifiques et les outils bureautiques E
Rédiger des documents internes ou administratifs, mettre en forme M

• Gestion de l'emploi du temps
• Créativité
• Logiciels bureautiques
• Compte-rendu
• Contrôle qualité
• Gestion des rendez-vous
• Système d'information
• Rédaction de courriers
• Sens de l'organisation
• Capacité d'adaptation
• Gestion administrative