Responsable Opérationnel - Coordinateur des Secrétariats Médicaux H/F - Hôpitaux Paris Saint Joseph et Marie Lannelongue

Les Hôpitaux Paris Saint-Joseph (Paris 14e) et Marie-Lannelongue (Le Plessis-Robinson - 92) forment un groupement hospitalier privé à but non lucratif, rattaché à la Fondation Hôpital Saint-Joseph, reconnue d'utilité publique depuis 1977.

Notre mission de santé publique s'appuie sur :

• Une excellence médicale reconnue, avec des établissements régulièrement classés parmi les meilleurs en France (Le Point) et dans le monde (Newsweek) ;
• Un fort engagement dans l'innovation et la recherche médicale, en partenariat avec les universités Paris Cité et Paris-Saclay ;
• Une certification HAS avec la meilleure mention « Haute Qualité des Soins » (98 % de conformité).

Accessibles à tous sans dépassement d'honoraires, nos hôpitaux offrent une prise en charge complète en médecine, chirurgie, obstétrique et urgences, s'appuyant sur un plateau technique de pointe (blocs opératoires, imagerie de dernière génération, robotique, laboratoires spécialisés...).

Rejoindre nos équipes, c'est contribuer à un projet de santé ambitieux, au service de tous, dans un environnement porteur de sens, d'expertise et d'innovation.

Rattaché(e) à la Direction du Parcours Patient, vous garantissez la continuité, la qualité et la performance des secrétariats médicaux de votre pôle. Véritable relais entre les équipes médicales, soignantes et administratives, vous pilotez l'organisation des secrétariats afin d'assurer un parcours patient fluide, efficient et de qualité.

Vos principales missions :

Management des équipes

• Encadrer, accompagner et animer les équipes de secrétaires médicales.
• Organiser les plannings et adapter les ressources à l'activité afin d'assurer la continuité de service.
• Piloter le recrutement, l'intégration et le développement des compétences.
• Réaliser les entretiens professionnels et accompagner la montée en compétences des collaborateurs.
• Favoriser la cohésion d'équipe et gérer les situations complexes.

Organisation et coordination des activités

• Superviser les activités des secrétariats médicaux de consultation et d'hospitalisation.
• Veiller à la fluidité du parcours patient, de la prise de rendez-vous jusqu'au suivi post-consultation ou post-hospitalisation.
• Coordonner les relations entre les secrétariats, les médecins, les cadres de santé, les plateaux médico-techniques et les fonctions support.
• Optimiser la programmation des consultations et des interventions ainsi que l'organisation des secrétariats.
• Participer à l'amélioration continue de l'expérience patient et des processus de prise en charge.

Qualité et performance

• Garantir la qualité et la conformité des dossiers patients et veiller au respect des règles de confidentialité, de sécurité des données et des exigences réglementaires.
• Harmoniser les pratiques et déployer les procédures de fonctionnement.
• Suivre les indicateurs d'activité et de performance (délais de rendez-vous, qualité de service téléphonique, programmation, comptes rendus, suivi médico-économique, e-Satis, etc.).
• Identifier les axes d'amélioration et mettre en oeuvre les actions correctives nécessaires.

Gestion de projets et conduite du changement

• Piloter les projets d'optimisation et de digitalisation des parcours patients.
• Accompagner les évolutions organisationnelles et le déploiement de nouveaux outils ou processus.
• Être l'interlocuteur privilégié des médecins, cadres et directions fonctionnelles sur les sujets liés au secrétariat médical.

Participation à la vie institutionnelle

• Participer aux réunions de pôle, staffs, comités qualité et autres instances institutionnelles.
• Représenter le secrétariat médical dans les projets transversaux de l'établissement.

• Formation supérieure (Bac +3 à Bac +5) en management, gestion des établissements de santé, administration ou domaine équivalent.
• Expérience confirmée en management d'équipes et coordination d'activités administratives, idéalement dans un établissement de santé.
• Bonne connaissance du parcours patient, du fonctionnement hospitalier et des activités de secrétariat médical.
• Capacité à piloter une activité à travers des indicateurs de performance et à conduire des projets d'amélioration.
• Maîtrise des outils bureautiques, des logiciels métiers et des outils de gestion des rendez-vous.

• Amélioration continue
• Logiciels bureautiques
• Conduite de projet
• Conduite du changement
• Gestion des rendez-vous
• Management d'équipe
• Logiciels métiers
• Recrutement
• Règles de confidentialité