Gestionnaire Administratif et Financier du Service de la Vie Etudiante Réf. 2026-1430 H/F - Sorbonne Université – Faculté des Sciences et Ingénierie

Le Service de la vie étudiante, rattachée à la Direction des Formations et de la Vie Étudiante de la Faculté des Sciences et Ingénierie, répond aux objectifs suivants :

• Accueillir, informer, accompagner la communauté étudiante et développer les services qui lui sont proposés
• Impliquer la communauté étudiante dans la vie de l'établissement (vie démocratique, culturelle, associative...)
• Contribuer à l'animation des campus et en faire des lieux d'échanges et de culture partagée - développer l'offre culturelle ouverte à tous en direction de la communauté étudiante
• Renforcer les interactions tant avec les services de vie étudiante de l'université qu'avec les acteurs locaux - coordonner l'offre

Équipe : Le service de la vie étudiante est une équipe de 14 agent.es (2 A, 10 B).

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 1 an).

Rattaché.e à la responsable du service, l'assistant.e administratif.ve et financier.ière assure en binôme avec un.e collègue 4 missions bien distinctes :

• Gestion administrative et financière de la Maison de la Vie Étudiante : suivi du budget tout au long de l'année en lien avec la responsable, traitement administratif des commandes et des factures correspondant aux activités du service (matériel, fournitures, prestations de service, événements, etc.), suivi des tableaux de bord afin d'assurer une veille continue des dépenses du service, traitement des documents administratifs liés aux questions RHs, suivi et vérification de l'avancement des paiements, secrétariat de l'équipe de direction, gestion du courrier
• Gestion et suivi des dispositifs d'aides sociales et associatives : Réception des dossiers de demande, préparation administrative et financière des dossiers, préparation et mise en place des commissions, établissement des PV des commissions et des tableaux de validation des aides accordées, gestion financière du versement des aides
• Gestion et suivi des emplois-étudiants : Réception des dossiers de demande de recrutement et mis en conformité, retranscription des demandes et transmission aux ressources humaines, réception et vérification des déclarations horaires, retranscription et suivi, transmission aux ressources humaines, suivi des enveloppes financières de chaque structure. Mise en place des temps de rencontre des emplois-étudiants et des diverses réunions. Contact et suivi des étudiantes et étudiants
• Gestion des espaces : Planifier et coordonner les interventions des équipes en matière de logistique et de services généraux: gardiennage, gestion des équipements, nettoyage, assurer le suivi des prestations, tenir à jour l'inventaire des stocks (hors stock en prêt aux étudiants), gérer le planning des locaux de la vie étudiante
  

Activités principales :

• Accueillir et accompagner les étudiants
• Réaliser les opérations de gestion administrative et financière courante
• Saisir et mettre à jour des bases de données et tableurs dédiés à la gestion et au suivi financier
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, attestations provisoires...), les reproduire et les diffuser
• Retranscrire des informations orales à l'écrit
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
• Traiter et diffuser des informations internes et externes
• Participer aux opérations du service, assister la responsable du service
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
• Classer et archiver des documents
• Organiser des réunions, temps de rencontre et commissions/jurys
• Participer à l'organisation de manifestations organisées par le service de la vie étudiante
  

Elle/Il participe à l'organisation de différents évènements
Elle/Il participe en outre aux autres activités du service

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
• Connaître l'université, ses composantes et services
• Connaître et aimer travailler avec le milieu associatif, les étudiants et l'ensemble des acteurs
• Avoir le goût des contacts tant avec les étudiants que l'ensemble des acteurs
  

Savoir-faire :

• Connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point) avec une expertise sur Excel souhaitée
• Connaissance du logiciel SIFAC souhaitée
• Appliquer des procédures administratives
• Tenir à jour des bases de données et d'information
• Classer et archiver des documents
• Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique
• Structurer son travail
  

Savoir être :

• Aptitude à travailler en équipe
• Autonomie, méthode et rigueur
• Sens de l'organisation et de la coordination
• Très bonnes capacités relationnelles
• Accueillir ; informer ; faire preuve de patience ; savoir écouter ; savoir organiser

• Tableur
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Archivage des données
• Excel
• Sifac
• Word
• PowerPoint
• Gestion des ressources financières
• Traitement du courrier
• Patience
• Procédures administratives
• Gestion administrative