Gouvernant - Gouvernante d'Immeuble H/F - Caisse des Dépôts et Consignations (CDC)

Le département « Hôtellerie de bureau », compte 32 collaborateurs répartis en 3 unités :
Prestations techniques dédiée à la maintenance des installations techniques, aux travaux d'aménagement et au petit entretien des bâtiments,
Services aux hôtes en charge de l'accueil et du confort au quotidien des hôtes accueillis dans nos bâtiments ainsi que de l'animation des sites et la gestion des salles évènementielles
Performance hôtellerie de bureau en charge du développement de l'immeuble intelligent, du pilotage du BOS (Building Operating System), du pilotage du traitement des demandes @ami et des actions RSE du département Hôtellerie de bureau et enfin du pilotage budgétaire et des marchés du département.
Le poste est rattaché au service des Services aux hôtes. L'unité a pour mission d'accueillir et d'accompagner les hôtes de la CDC (collaborateurs, prestataires, visiteurs) dans les immeubles des archipels parisiens, en agissant au quotidien pour leur bien-être et leur confort et en apportant la meilleure réponse possible, en termes de délai et de qualité, à chacune de leurs demandes. Toutes ces activités sont exercées dans le cadre d'une amélioration continue des services et des processus.
Equipe
L'équipe des services aux hôtes se compose de 11 collaborateurs.

Sous l'autorité du (ou de la) responsable de la gouvernance des archipels parisiens, le / la gouvernant (e) d'immeubles est responsable sur son périmètre de la qualité des espaces et des services délivrés aux hôtes. Pour exercer cette responsabilité, il s'appuie sur les chargés de services de proximité placés sous l'autorité hiérarchique du responsable de la gouvernance des archipels parisiens. Il ou elle a la charge de différentes missions :
Vous assurez la qualité des espaces et des services d'hôtellerie de bureau délivrés aux hôtes
Assurer la gestion des dossiers les plus sensibles (demandes urgentes, demandes VIP, ...), des situations de crise (réclamations, litiges, tensions, ...), des communications les plus impactantes pour les hôtes (fermeture d'espaces, ...)
Etablir une relation de qualité avec les directions occupantes, en particulier dans l'écoute et l'analyse des besoins exprimés et la recherche de solutions adaptées, ce jusqu'à l'achèvement des opérations, en collaborant avec les services partenaires de la direction (design, aménagements, travaux, maintenance, etc.)
Mener des contrôles quotidiens, par échantillonnage, de la qualité des espaces et services délivrés aux hôtes, tant du point de vue de leur confort que du respect du cadre réglementaire et de conformité de l'EP (Santé, Sécurité au Travail, notamment)
Anticiper, constater, déclarer et suivre les dysfonctionnements : les déclarer dans l'outil de ticketing (@ami, Groum services) jusqu'à résolution en faisant le lien avec les services partenaires et prestataires
Suivre l'avancement du traitement des demandes @ami de son périmètre, notamment celles déclarées par les chargés des services d'étage lors de leurs rondes
Analyser les demandes d'intervention des hôtes relevant de votre périmètre, reçues dans l'outil de ticketing (@AMI), par mails, ou par sollicitations directes). Réorienter les demandes ou demander des clarifications si besoin.
assurer la mise à jour au fil de l'eau, dans l'outil dédié @ami, de toutes les données liées à votre activité et en particulier de celles relatives à l'usage des locaux (postes de travail installés, postes de travail théoriques, directions occupantes, etc.) afin de garantir une maîtrise parfaite de l'occupation des espaces ainsi que de la facturation analytique aux directions ; contrôler les mises à jour effectuées par les chargés des services d'étage
Analyser de façon critique les demandes d'équipements et de prestations émanant des hôtes. Proposer aux hôtes la solution présentant le meilleur rapport qualité /prix après avoir challengé les devis émis par les prestataires. En cas d'impossibilité de répondre favorablement à la demande d'un hôte, expliquer la raison et proposer si possible une alternative.
Participer à l'élaboration des plannings des chargés de services de proximité

PROFIL

Une expérience professionnelle sur des missions en relation directe avec la clientèle et le pilotage de prestataires est souhaitée.

Une bonne connaissance des missions de l'Etablissement public et du groupe Caisse des Dépôts est requise.

Vous maitrisez les codes d'hôtellerie de bureau tels que décrits dans l'engagement de service LESTAF
Vous avez une solide expérience dans la gestion de la relation clients, idéalement dans le domaine de l' « hospitality management »
Vous savez travailler en équipe et de manière collaborative avec les autres services du département et/ou de la Direction
Vous savez travailler en mode projet
Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse.
Vous maîtrisez les outils informatiques bureautiques, notamment Excel, ainsi que les outils collaboratifs comme Teams
Vous avez des connaissances ou une appétence pour les nouvelles technologies appliquées aux bâtiments (Smart building, IA, BIM, etc.)

Qualités personnelles

Clause systématique : notre organisation est attachée à promouvoir au quotidien un mode de travail collaboratif. Au-delà, vous pourrez nous apporter...

Votre sens de l'intérêt général, de la relation client et du service rendu
Votre souci du détail
Vos capacités d'adaptation
Votre autonomie
Votre rigueur, votre méthode et vos capacités organisationnelles
Votre réactivité
Votre capacité à gérer le stress ainsi que les situations de crise
Vos qualités relationnelles et votre goût du travail en équipe
Votre dynamisme
Votre sens de l'écoute et votre bienveillance
Votre sens de la diplomatie ainsi que votre capacité à concilier les points de vue
Votre sens de la discrétion.

• TEAMS
• Sens du relationnel
• Travail en équipe
• Intelligence artificielle
• Dynamisme
• Autonomie
• Excel
• Relation client
• Compétences rédactionnelles
• Réactivité
• BIM
• Capacité d'adaptation