Assistant - Assistante de Direction H/F - Sous-direction des Cabinets et du soutien des services (SDCS)

L'assistant(e) assure ses missions au sein d'un pôle (secrétariat particulier ou secrétariat de directeur(rice)/chef(e) de cabinet /directeur(rice) ou de conseiller(e)s).

Il (elle) aura pour missions principales :

• La gestion des rendez-vous et planning d'un haut responsable ;
• L'accueil téléphonique, le filtrage d'appels et l'accueil des invités;
• Les liaisons en interne et externe;
• La préparation et l'organisation de réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ...) ;
• La conception et rédaction de courriers, rapports, notes ;
• Le traitement du courrier et la gestion de la messagerie électronique de son pôle ;
• Le traitement et la transmission des décisions, notes, contrats en interne et en externe ;
• La prise en charge des aspects logistiques de la fonction de direction ;
• Liste non-exhaustive - les missions varier selon les secrétariats et pôles.

Titulaire d'un BTS ou équivalent, vous justifiez d'expériences d'au moins 3 ans sur des fonctions similaires, idéalement acquises dans un cabinet ministériel.

Vous disposez de solides connaissances en techniques de secrétariat et maîtrisez les différents outils nécessaires à cette fonction (Microsoft Office: Outlook, Word, Excel, Powerpoint...).

Vous faites preuve d'esprit d'équipe, de qualités relationnelles, de discrétion professionnelle, de dynamisme, de réactivité, de rigueur et d'organisation.

Connaissances :

• Techniques de secrétariat bureautique, classement et archivage ;
• Outils bureautiques (pack office), outils de communication informatique (Messagerie, Internet,...) ;
• Environnement professionnel (éléments de culture administrative notamment du secteur public) ;
• Expérience en assistanat de Cabinet souhaitée. Savoir-faire :
• Excellentes compétences en expression orale et écrite
• S'adapter aux différents interlocuteurs, filtrer et orienter les informations ;
• Gérer des dossiers et informations sensibles ou confidentiels, rédiger et mettre en forme des documents.

Savoir-être :

• Disponibilité, discrétion, sens du travail en équipe ;
• Dynamisme et réactivité, sens de l'organisation.

• Outlook
• Sens du relationnel
• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Dynamisme
• Excel
• Pack Office
• Word
• PowerPoint
• Gestion des rendez-vous
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Rédaction de courriers
• Sens de l'organisation