Chargé du Secrétariat Particulier du Préfet Secrétaire Général aux Moyens Mutualisés H/F - Préfecture de Paris / Préfecture de Région Ile-de-France
Les missions du poste
RIFSEEP 1
Vos activités principales
Au sein d'une équipe de 2 secrétaires, vous aurez en charge, sous l'autorité de la cheffe de cabinet :
- la tenue de l'agenda (prise de rendez-vous, réservation de salle)
- l'accueil téléphonique et physique des invités
- l'organisation des réunions (constitution des dossiers, information des intervenants, relances)
- la mise en forme de documents et la rédaction de courriers simples
- la saisine des services et la préparation des dossiers
- la tenue des chronos et l'archivage des courriers
En tant qu'assistant(e) préfet CSATE: Organiser les plannings d'évaluation - prise de rendez-vous - déplacements hors département -déroulé des interviews - suivi CET - utilisation de Chorus
Votre environnement professionnel
Activités du service
Le SGAMM est placé sous l'autorité d'un préfet, secrétaire général aux moyens mutualisés, assisté d'un adjoint.
· Liaisons hiérarchiques
Le préfet, secrétaire général aux moyens mutualisés et son adjoint
La cheffe de cabinet
· Liaisons fonctionnelles
L'ensemble des chefs de services du SGAMM.
Les secrétariats et chefferies du cabinet du préfet de région et du préfet, secrétaire général aux politiques publiques.
Le profil recherché
Vos compétences principales mises en oeuvre
Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique -bureautique niveau maîtrise - requis
Connaître l'environnement professionnel niveau maîtrise - à acquérir
Savoir-faire
Savoir rédiger niveau initié requis
Savoir s'organiser niveau maîtrise - requis
Savoir travailler en équipe niveau maîtrise - requis
Savoir-être
savoir s'adapter niveau maîtrise requis
avoir le sens des relations humaines niveau maîtrise requis
savoir communiquer niveau maîtrise requis
Vos perspectives:
Les compétences mises en oeuvre sur le poste vous offriront la possibilité d'évoluer vers d'autres emplois au sein du domaine fonctionnel « affaires générales ».
Durée attendue sur le poste: 3 ans
Compétences requises
- Gestion de l'emploi du temps
- Gestion des rendez-vous
- Traitement du courrier
- Permanence téléphonique
- Rédaction de courriers
