Assistant de Section Alimentation et Santé Section 3 H/F - Service Public

Le CGAAER est présidé par la ministre de l'agriculture, de l''agroalimentaire et de la souveraineté alimentaire et dirigé par une vice-présidente. Il a pour mission d'assister la ministre dans l'exercice de ses attributions en participant à la conception, au suivi et à l'évaluation des politiques publiques qui concernent son champ de compétence. Il est organisé en sections.

Assurer les fonctions d'assistant(e) du président de la section Alimentation et Santé (Section 3) ainsi que d'autres tâches de secrétariat et de gestion pour les membres de la section.

Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents produits par les membres ou par des services extérieurs à la section) à partir des consignes de son président de section.


DESCRIPTION DES MISSIONS :
- Tenue de l'agenda du président de section, prise de rendez-vous, accueillir physiquement les rendez-vous, réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, de suivi des missions, indicateurs...)
- Veille documentaire de 1er niveau, envoi d'informations aux membres de la section
- Supervision et corrections de forme des rapports et des lettres de transmission, gestion documentaire des rapports et lettres (impression, numérisation, transmission au bureau des missions, demande des tirages papier des rapports, diffusion, suivi des parapheurs)
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, réunions de section, réunions de collège, déplacement du président, conférences téléphoniques...) : Calendrier, ordre du jour, réservation de la salle, invitation, préparation des dossiers et documents, préparation des compte rendu ou classement des présentations
- Organiser le tri et l'archivage (numérique et/ou papier) des documents importants pour la vie de la section et l'information du président et la mise à disposition des membres.
- Gestion de fournitures,
- Suivi du courrier, classement, archivage,
- Suppléance entre assistant(e)s de section

CHAMP RELATIONNEL :
- Au sein du CGAAER : la secrétaire générale, le président et les membres de la section, le réseau des assistant(e)s du conseil général.
- Au sein du ministère : l'ensemble des directions et du secrétariat général, le Cabinet du ministre
- Hors ministères : les autres conseils généraux et inspections générales notamment

SAVOIRS :
- Compétences d'une assistante expérimentée,
- Maîtrise de l'ensemble des outils bureautiques,
- Rédaction éventuelle de courriers et documents.

SAVOIR-FAIRE :
- Discrétion et confidentialité,
- Sens de l'organisation,
- Esprit d'initiative,
- Rigueur,
- Disponibilité.

• Gestion de l'emploi du temps
• Gestion des fonds documentaires
• Logiciels bureautiques
• Veille documentaire
• Compte-rendu
• Pro-activité
• Gestion des rendez-vous
• Traitement du courrier
• Sens de l’organisation