Les missions du poste
Notre client, groupe d'investissement, recherche dans le cadre d'un remplacement un Executive Assistant H/F pour travailler avec la direction commerciale d'une équipe de 5 personnes.Ce poste est à pourvoir directement pour 1 mois et est localisé dans le 8ème arrondissement de Paris.
Vos responsabilités consisteront à :
* Gestion des agendas du directeur et de l"équipe.
* Gestion des voyages à l'étranger
* Organisation et coordination de roadshows à l'étranger pour l'équipe commerciale et les Partners
* Prise de rendez-vous de type visioconférence auprès de clients internationaux et suivi des rendez-vous
* Coordination avec les agendas des Partners et autres contacts en interne pour fixer les rendez-vous et coordonner les réunions internes
* Mise à jour de Salesforce avec les rendez-vous, les comptes rendus, les emails
* Saisie d'information dans Salesforce (sociétés, contacts, opportunités en cours)
* Préparation des listes d'invitations aux différents évènements (en coordination avec le pôle communication)
* Suivi des invitations / de consultations juridiques : Préparation des listes, Relances téléphoniques et mails, Mise à jour des fichiers de suivi des réponses
* Réservation de restaurants, salles de réunion, taxis et transport (en coordination avec notre agence de voyage)
* Gestion des notes de frais des commerciaux
Cette liste de tâches est non-exhaustive.
NC
Vos responsabilités consisteront à :
* Gestion des agendas du directeur et de l"équipe.
* Gestion des voyages à l'étranger
* Organisation et coordination de roadshows à l'étranger pour l'équipe commerciale et les Partners
* Prise de rendez-vous de type visioconférence auprès de clients internationaux et suivi des rendez-vous
* Coordination avec les agendas des Partners et autres contacts en interne pour fixer les rendez-vous et coordonner les réunions internes
* Mise à jour de Salesforce avec les rendez-vous, les comptes rendus, les emails
* Saisie d'information dans Salesforce (sociétés, contacts, opportunités en cours)
* Préparation des listes d'invitations aux différents évènements (en coordination avec le pôle communication)
* Suivi des invitations / de consultations juridiques : Préparation des listes, Relances téléphoniques et mails, Mise à jour des fichiers de suivi des réponses
* Réservation de restaurants, salles de réunion, taxis et transport (en coordination avec notre agence de voyage)
* Gestion des notes de frais des commerciaux
Cette liste de tâches est non-exhaustive.
NC
Le profil recherché
Notre client recherche un(e) Executive Assistant H/F disposant d'une expérience acquise dans un environnement exigeant tel que les fonds d'investissement, les services bancaires, la banque d'affaires, les services financiers ou un cabinet d'avocat. La personne recherchée se distingue par sa rigueur, son sens des priorités, sa discrétion, ses excellentes qualités relationnelles ainsi que par sa maîtrise du français et de l'anglais. Une bonne connaissance de Salesforce et du Pack Office est attendue.
Compétences requises
- Gestion de l'emploi du temps
- Sens du relationnel
- Anglais
- Notes de frais
- Salesforce
- Pack Office
- Gestion des rendez-vous
- Français