Chef du Service Scolarité du Collège Sciences Humanités et Société H/F - Université Paris, Sciences et Lettres

LE COLLÈGE SCIENCES, HUMANITÉS ET SOCIÉTÉ

Le Collège Sciences, Humanités et Société comprend environ 700 étudiants inscrits au sein de plusieurs parcours caractérisés par une approche pluridisciplinaire, une spécialisation progressive, une formation par la recherche et un rythme soutenu. L'organisation de cette formation requiert une technicité administrative particulière et une coordination rigoureuse avec les partenaires (lycées Henri-IV et Louis-le-Grand, Dauphine-PSL en particulier).

LE SERVICE SUPPORT DE SCOLARITÉ CENTRALE

Le service support de scolarité centrale de l'Université PSL accompagne l'ensemble des formations opérées par l'Université PSL, notamment le Collège Sciences, Humanités et Société (premiers cycles), la Paris School of AI (PSAI), la Licence Professorat des Écoles (LPE), ainsi que les entités de formation amenées à se développer dans les années à venir. Il assure des fonctions mutualisées de gestion de la scolarité, d'accompagnement des étudiants et de soutien aux équipes administratives et pédagogiques dédiées à chaque cursus.

Le.la chef.fe de service est placé.e sous l'autorité hiérarchique du.de la directeur.trice des formations adjoint.e chargé.e de la scolarité centrale, qui coordonne l'ensemble des formations opérées par l'Université PSL.

Les activités principales sur ce poste sont :

Scolarité
Organisation de la scolarité, planification et coordination des tâches sur l'année universitaire et tout au long du cursus de premier cycle (de l'admission à la diplomation)
Paramétrage et gestion de l'outil de scolarité
Supervision des inscriptions administratives et pédagogiques et des actes de scolarité en cours de cursus
Pilotage de l'organisation des plannings semestriels et des examens
Préparation, sécurisation et suivi des jurys
Suivi du déroulement des enseignements
Proposition et conception d'outils de gestion administrative, de procédures et de documents
Orientation des étudiant.e.s du Collège vers les pôles de la scolarité centrale ou de la vie étudiante

Encadrement et travail en réseau
Management de l'équipe de scolarité
Participation directe aux tâches de gestion lors des pics d'activité (inscriptions administratives, rentrées, jurys, etc.)
Conduite des entretiens professionnels annuels, identification des besoins de formation de l'équipe et participation au recrutement de ses membres
Échanges avec les lycées partenaires (ex. Henri-IV, Louis-le-Grand), les établissements-composantes de l'Université PSL engagés dans les formations, les partenaires internationaux et les organismes liés à la formation (ex. CROUS, rectorat)
Coordination administrative des cursus menés en partenariat avec les lycées

Communication, coordination, évènements
Information, accompagnement et assistance des étudiant.e.s et enseignant.e.s
Rédaction et actualisation des supports d'information
Participation à l'organisation des événements de diplomation, journées portes ouvertes, rentrées et pré-rentrées...
Contribution à toute initiative de promotion de la formation

Conformité, pilotage, développement
Contrôle de l'application des règles et des procédures administratives
Préparation et mise à jour annuelle du règlement des études du Collège
Sécurisation juridique des actes de scolarité
Réalisation de tableaux de bord, enquêtes, suivi d'indicateurs et production des bilans statistiques
Garantie de la fiabilité des données étudiantes dans les outils de scolarité, du respect du RGPD, des règles d'archivage et contribution aux remontées institutionnelles
Suivi du budget, analyse et engagement des dépenses
Suivi, pilotage et amélioration continue des procédures liées à la masse salariale
Contribution aux projets transversaux de la scolarité centrale
Participation aux évolutions de l'offre de formation (maquettes, nouveaux parcours, accréditation) et à leur mise en oeuvre administrative
Mise en oeuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités et suivi de l'évolution de la réglementation de l'enseignement supérieur

Instances, vie institutionnelle, représentation
Rédaction des documents administratifs officiels, préparation de dossiers et conventions, et organisation des instances de la formation
Organisation des élections des représentant.e.s étudiant.e.s

Niveau de diplôme : Bac +5

Niveau minimum d'expérience requise : 3 ans

Expérience des procédures dans la gestion administrative d'une structure d'enseignement

Connaissances et savoirs :

Connaissance approfondie de l'enseignement supérieur et du fonctionnement des établissements publics d'enseignement supérieur
Une connaissance des classes préparatoires ou des cursus menés en partenariat entre lycées et université serait un atout

Compétences opérationnelles :

Maîtrise de la réglementation relative à la scolarité (inscriptions, contrôle des connaissances, jurys, diplomation, fraude et procédure disciplinaire) et du fonctionnement des instances universitaires
Ingénierie de formations (maquettage, création d'emplois du temps, etc.)
Sensibilisation à la qualité et à la protection des données personnelles (RGPD)
Appétence pour la dématérialisation des procédures
Techniques et expérience avérée de management, encadrement et animation d'une équipe
Prévention et gestion des conflits
Méthodologie de conduite de projet
Gestion budgétaire

Qualités personnelles :

Qualité rédactionnelle
Forte capacité d'initiative, d'organisation
Grand sens des responsabilités et de l'anticipation
Autonomie, rigueur
Discrétion
Capacité à rendre compte à sa hiérarchie
Aptitude à la représentation institutionnelle
Aptitude à la prise de décision en autonomie, notamment en l'absence de la hiérarchie
Disponibilité, réactivité, capacité à planifier les activités et gérer les urgences
Qualités relationnelles pour communiquer avec des publics variés (étudiants, enseignants, personnels administratifs, etc.)
Sens de la diplomatie et de la médiation, capacité à traiter avec tact et discrétion des situations individuelles sensibles
Goût du travail en transversalité dans un environnement multi-acteurs (établissements-composantes, lycées partenaires, services centraux) et sens du service public

Outils numériques :

Expérience obligatoire d'un ou plusieurs outils et logiciels de scolarité de l'enseignement supérieur
Excellente maîtrise du logiciel Excel

Langue anglaise :

Niveaux B1-B2 minimum du CECRL

• Statistiques
• Gestion de l'emploi du temps
• RGPD
• Sens du relationnel
• Anglais
• Conduite de projet
• Autonomie
• Excel
• Conception de templates et maquettes
• Pro-activité
• Médiation
• Contrôle qualité
• Management d'équipe
• Réactivité