Apprentissage - Documentaliste Juridique Siège H/F - Inserm

Mission principale

Au sein du DRH, l'apprenti participera à la réorganisation et à la fiabilisation de la base documentaire juridique du département. Cette mission s'inscrit dans la perspective du déploiement de la Gestion Électronique des Documents (GED) du domaine RH

Activités principales

1. Réaliser un état des lieux de la base documentaire juridique

• Analyser l'organisation actuelle des espaces documentaires,
• Cartographier l'arborescence existante et les modalités de classement,
• Identifier les doublons, documents obsolètes ou non conformes,
• Vérifier la cohérence du classement des documents juridiques,
• Établir un diagnostic des pratiques actuelles des différentes équipes du DRH qui contribuent à l'alimentation de la base.

2. Contribuer à la réflexion sur l'évolution de l'organisation documentaire

• Identifier les axes d'amélioration prioritaires, en lien avec les équipes du DRH concernées,
• Proposer des améliorations de l'arborescence et des règles de nommage,
• Participer à la définition des règles de gestion documentaire et de conservation,
• Contribuer aux travaux préparatoires liés à la future GED.

3. Assurer la mise à jour de la base documentaire

• Réorganiser les dossiers et fichiers selon les règles définies,
• Éliminer les doublons et les versions obsolètes,
• Harmoniser le classement et la nomenclature des documents,
• Mettre à jour la documentation de référence,
• Veiller à la qualité, à la fiabilité et à l'accessibilité des informations,
• Créer des procédures de traitement et d'utilisation de la plateforme.

Spécificité(s) et environnement du poste

• Pas de contrainte particulière

• GED
• Gestion des fonds documentaires
• Bases documentaires
• Définition de l'arborescence