Assistant de Formation Continue H/F - Dauphine

Vos missions au sein de l'Université Paris Dauphine - PSL

Son département formation continue propose une offre de plus de 130 diplômantes (+50), certifiantes (+60) et sur mesure pour des entreprises et des particuliers. Il accueille chaque année près de 4200 managers en France et à l'étranger.

Dauphine Executive Education (DEP) est composé de 56 agents, répartis en plusieurs pôles : Pôle(s) formation continue, pôle administratif et logistique, pôle financier et du numérique, et le pôle marketing et communication.

Mission(s) principale(s) : Participer très activement à l'organisation et à la gestion l'Exécutive PhD, programme de niveau doctoral, basé sur le concept de la « recherche engagée », qui s'adresse aux professionnels en activité, afin de leur donner toutes les ressources nécessaires pour théoriser leur pratique et produire des recherches académiques de haut niveau.
- Accueillir, informer et conseiller le public de la formation continue (orientation, recherche de financement.) ;
- Gérer les aspects administratifs des actions de formation (sélection, inscriptions, contrats, conventions, notes, délivrance du diplôme.) ;
- Organiser et coordonner l'ensemble du processus administratif et logistique des soutenances de thèse : planification des dates, coordination avec les doctorants, les directeurs de thèse et les membres du jury, gestion des aspects réglementaires et administratifs, réservation des salles et des équipements, ainsi qu'accompagnement des différents acteurs afin de garantir le bon déroulement des soutenances dans le respect des procédures en vigueur.
- Gérer les aspects budgétaires : participer à l'élaboration du budget des actions de formation gérées et suivre le budget ;
- Participer à la gestion financière : suivre le paiement des fournisseurs et des intervenants ainsi que le règlement des participants. ;
- Gérer la logistique des actions de formation (organisation des plannings, pauses, déjeuners, cocktails, reprographie, soutenances de projets, remise de diplômes.) ;
-Participer à la communication en collaboration avec le pôle Communication et marketing du Département (mise à jour des brochures sur le site internet.).

Rattachement hiérarchique
Le poste est placé sous l'autorité d'un Responsable Formation Continue.

Avez-vous le profil ?

Savoir faire
-Dispositifs de formation, réglementation et financement de la formation continue ;
-Fonctionnement et organisation de l'université ;
-Définir et analyser les besoins en formation des candidats
-Être en capacité d'utiliser les logiciels courants de bureautique (Word, Excel, Outlook.) ;
-Avoir une appétence pour l'utilisation de logiciels et application : Ade Campus (logiciel de réservation de salles), Apogée (logiciel de scolarité), CRM Microsoft Dynamics, utilisé pour la gestion des contrats et conventions de formation professionnelle au DEP
-Anglais niveau a minima B2 (intermédiaire avancé) / idéalement C1 (avancé).
- Communication écrite et orale en français et anglais exigé
- Maîtriser les réseaux sociaux (l'assistante doit pouvoir utiliser ces réseaux pour contribuer à la reconnaissance du diplôme).

Savoir être
- Capacités organisationnelles, adaptabilité et autonomie ;
- Sens de la relation client ;
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie ;
- Capacité à travailler au sein d'une équipe ;
- Rigueur, discrétion

Experience: 12 Mois

Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• Anglais
• Logiciel de réservation
• Réseaux sociaux
• Autonomie
• Excel
• Relation client
• Word
• Gestion des ressources financières
• Français
• CRM
• Réactivité