DAF B Assistant du Sous-Directeur H/F - Ministères de l'Education, jeunesse, sports, enseignement supérieur, recherche : Administration Centrale

La sous-direction du buedget de la mission « recherche et enseignement supérieur » est composée de trois bureaux :- Le bureau du budget de la mission interministérielle « recherche et enseignement supérieur » DAF B1- Le bureau des opérateurs de l'enseignement supérieur et de la recherche DAF B2- Le bureau de la comptabilité de l'enseignement supérieur et de la recherche, Centre de Services Partagés Chorus « subventions et recettes » DAF B3

L'assistant de la sous-direction assure l'appui du sous-directeur, de son adjoint et des trois chefs de bureaux

Il/elle est chargé.e d'assurer les tâches suivantes :

Organisation de l'agenda/réunion :

- Gérer l'agenda et l'emploi du temps du sous-directeurs, de son adjoint et des trois chefs de bureaux

- Réceptionner et filtrer les appels

- Accueil physiques des rendez-vous

- Préparation matérielle et logistique des réunions en lien avec tous les interlocuteurs d'administration centrale

ou d'autres administrations (direction du budget, Cour des comptes, etc)

Assistance auprès du sous-directeur et des chefs de bureau :

- Suivi des parapheurs (papier/Elise)

- Suivi logistique / informatique

- Suvi du courrier

- Préparation des ordres de mission et état de frais

- Mise à jour du tableau des frais de déplacements à l'initiative de la centrale

- Suivi des commandes de fournitures et gestion des stocks

- Suivi informatique pour l'ensemble de la sous-direction

- Administration du logiciel de congés pour l'ensemble de la sous-direction / suivi de toutes les autorisations

d'absences

- Mise à jour de l'organigramme de la sous-direction

- Toutes les tâches courantes dévolues à un secrétariat et délégué par l'UGARH (suivi des demandes logistiques

des agents, commandes diverses, demande de petites réparations....)

- Maintien à jour du tableau de suivi des recrutements de la sous-direction et accueil des nouveaux arrivants en

lien avec UGARH

Missions auprès des bureaux :

- Mise en forme de documents

- Assurer le suivi des listes de diffusions (DAF B2)

- Maintenir le site Paysage à jour (DAF B2)

- Aide à l'organisation du séminaire CIF + tenue de l'accueil pendant le séminaire (DAF B2)

- Prise en charge de dossier « Dépense » en cas de pics d'activités (DAF B3)

Le ou la titulaire devra faire preuve de polyvalence et de discrétion, savoir gérer les priorités, disposer d'un sens de

l'organisation et faire preuve de rigueur et de disponibilité. Compte tenu du nombre et de la diversités de ses

interlocuteurs, l'intéressé(e) devra par ailleur présenter d'excellente qualités relationnelles.

Le ou la titulaire devra faire preuve de polyvalence et de discrétion, savoir gérer les priorités, disposer d'un sens de

l'organisation et faire preuve de rigueur et de disponibilité. Compte tenu du nombre et de la diversités de ses

interlocuteurs, l'intéressé(e) devra par ailleur présenter d'excellente qualités relationnelles.

Une précédente expérience d'assistante ou l'exercice de fonction équivalentes serait appréciée.

CONNAISSANCES :

- Principaux outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)

- Connaissance des logiciels Elise, Oscare, Solon et Réponse est un plus mais n'est pas un prérequis

COMPETENCES :

Ce poste requiert :

- Une aptitude au travail en équipe et le goût des contacts

- Le sens de la réactivité et de la hiérarchisation des tâches

- Le sens de l'organisation

- Polyvalence

- Esprit d'initiative

- Discrétion

- Disponibilité

- Capacité d'adaptation

- Capacité à prioriser

- Réactivité et autonomie

- Organisation et rigueur

- Aisance relationnelle

• Gestion de l'emploi du temps
• Sens du relationnel
• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Excel
• Word
• Pro-activité
• PowerPoint
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation