Assistant Secrétaire de la Daj H/F - Ministères de l'Education, jeunesse, sports, enseignement supérieur, recherche : Administration Centrale

La DAJ comprend deux sous-directions et un pôle de coordination des ressources et des moyens.Le pôle de coordination des ressources et des moyens regroupe en secteurs d'activité les fonctions support de la direction : le secrétariat commun de la direction, la gestion de proximité des ressources humaines (UGARH), l'équipement informatique de la direction, la gestion et le suivi des dossiers contentieux (section du greffe), la gestion financière et budgétaire des crédits juridiques (exécution des décisions de justice notamment). Il participe au pilotage et au suivi des moyens de fonctionnement de la direction. Il est responsable du bon fonctionnement du Centre d'information et de documentation juridique (CIDJ) et veille à la diffusion et à l'accessibilité de l'information et de la documentation juridiques. Le pôle de coordination prend également en charge les dossiers thématiques ou techniques transversaux à la direction ou à l'administration centrale (maîtrise d'ouvrage d'applications informatiques, GPEEC, etc.) ainsi que la réalisation et l'exploitation d'enquêtes et de statistiques. Il pilote le CIDJ dans l'élaboration et la confection des indicateurs de la direction.

Le secrétariat de la direction des affaires juridiques est une entité qui travaille pour et avec l'ensemble des bureaux et les chargés de mission de la direction. Chacun des assistant(e)s a vocation à intervenir en binôme sur l'ensemble du champ des activités à accomplir, avec la prise en charge prioritaire de certaines activités relevant du domaine du directeur oude celui du chef de service. Le secrétariat a la particularité d'assurer des travaux classiques de secrétariat sur un champ très varié mais également d'être associé aux travaux d'intérêt commun de la direction, par exemple en travaillant avec le centre de documentation et d'information juridique, le greffe de la direction, les chargés de missions ou directement avec le responsable du PCRM.

Les assistant(e)s assurent les activités principales suivantes :

1/ - Gérer les agendas du directeur des affaires juridiques et du chef de service, adjoint au directeur, en priorisant les demandes ;

- Assurer l'accueil physique, téléphonique et par courriel des interlocuteurs internes ou externes;

- Planifier et organiser les réunions de la direction ;

2/ - Assurer l'enregistrement, la distribution, l'envoi et le suivi du courrier de la direction, notamment avec une application informatique dédiée ;

- Elaborer, tenir à jour et communiquer divers tableaux de bord (congés, permanences de l'équipe de direction, organigrammes ...) ;

3/ -Organiser les réunions des responsables des services juridiques académiques et les formations internes de la direction ;

- Participer à la préparation, à l'organisation et à la tenue des séances mensuelles du Conseil supérieur de l'éducation, avec le chargé de mission de la direction ;

- Participer à des travaux relatifs à l'élaboration de données statistiques, notamment pour le bilan contentieux annuelde la direction et le suivi trimestriel des indicateurs d'activité de la direction, en relation avec le CIDJ, le greffe et le responsable du PCRM ;

Connaissances :

Bonne connaissance des outils informatiques de base (word, excel et outlook)

compétences :

- Sens et goût du travail en équipe ;

- Grande rigueur et réactivité dans le travail ;

- Capacité à s'informer, à informer ses collègues et à rendre compte à sa hiérarchie ;

- Discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées ;

- Capacité à s'adapter aux évolutions de l'environnement de travail, notamment dans le domaine de la dématérialisation des procédures ;

- Capacité à hiérarchiser les priorités ;

- Intérêt marqué pour l'organisation et la recherche de solutions ;

- Sens du contact

• Statistiques
• Outlook
• Sens du relationnel
• Travail en équipe
• Excel
• Word
• Réactivité